Microsoft PowerPoint: дошли до точки

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Программа PowerPoint относится к наиболее востребованным продуктам компании Microsoft и подобно многим другим популярным приложениям интересна людям самых разных специальностей. Компании, собирающейся представить новый брэнд, преподавателю, желающему красочно проиллюстрировать лекцию, научному работнику, готовящему доклад или отчет по проекту, — всем им полезно знать о таком удобном и наглядном способе подачи материала, как PowerPoint. С помощью этой программы можно визуализировать информацию в заданном стиле, снабдив ее изображениями или массивами данных, импортированными из других программ и приложений, а также оживить выступление звуковым сопровождением или добавлением анимации.

Часто, чтобы сократить время на подготовку важных презентаций, организации обращаются за помощью к сервисным компаниям или к дизайнерам-профессионалам. Фирмы, ведущие постоянную демонстрационную работу, обладают архивом заранее подготовленных шаблонов (например, для торговых агентов и информаторов), их созданием занимаются «профильные» специалисты. Пользуясь этим «банком данных», сотрудники компаний создают новые презентации оперативно и без потерь качества. Но даже для такой компоновки «конечным потребителям» будут полезны знания принципов работы с PowerPoint.

В то же время у программы огромное количество пользователей, что называется, на все руки, которым приходится самостоятельно разрабатывать стиль доклада и воплощать его в жизнь и на уровне создания слайдов, и на уровне их показа. Действительно, вряд ли школьный учитель или научный работник будет заказывать оформление своих лекций «подрядчику». К счастью, в этих случаях не требуется быть профессиональным дизайнером, Power-Point вполне доступен для быстрого освоения. Если же докладывать приходится часто, то стоит потратить какое-то время на углубленное изучение — в дальнейшем затраты окупятся существенной экономией «человеко-часов».

В нашей статье мы предприняли попытку дать читателю общее представление о возможностях PowerPoint, рассказав для наглядности о стратегии создания двух презентаций, наиболее типичных для пользователей данного ПО. Предложенные варианты ни в коей мере не являются единственно верными — ведь мы шли не по самому простому пути, как это часто требуется, а пытались рассказать о многих «фокусах», на которые способна программа.

БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Одно из распространенных применений PowerPoint — создание деловой презентации. К примеру, вам нужно познакомить потенциальных клиентов с новыми продуктами или рассказать партнерам о результатах проделанной работы.

Первым шагом чаще всего будет выбор шаблона. Подобрать внешнее оформление нужно так, чтобы оно гармонировало с содержанием слайдов. Например, для презентации брэнда можно выбрать гамму корпоративных цветов компании.

Если вам не чужды стандартные решения или с вдохновением тяжело, на помощь придет «Мастер автосодержания». В процессе создания файла (меню «Файл/Создать») нужно выбрать подходящий вариант, а из предложенного списка — вид доклада (например, «общий доклад», «план продаж» и т.д.). «Мастер» наполнит презентацию определенными шаблонами заголовков, декоративными элементами и прочим, пользователю останется только «пройтись» по слайдам, заменяя предложенный шаблонный текст на свой собственный, а после этого внести любые изменения и дополнения (например, добавить слайды или анимацию).

Когда нет проблем с содержанием слайдов, но возникают сложности с их оформлением, стоит обратиться к «Шаблонам оформления» (меню «Файл/Создать») и подобрать из предложенных подходящий для своего выступления. У выбранного шаблона можно поменять цветовую гамму (меню «Формат/Оформление слайда/Цветовые схемы») или настроить по своим пожеланиям фоновый цвет (меню

«Формат/Фон»). Если ни один из предлагаемых программой шаблонов не удовлетворяет дизайнерским амбициям, не возбраняется создать свой собственный, воспользовавшись графическим редактором (например, Photoshop), и вставить в PowerPoint готовые jpeg-файлы (растягивая их, заполняют всю площадь слайда).

Если же вы обладаете четким представлением и о содержании будущей презентации, и о ее «внешнем виде», то, наверное, лучше создать ее «с нуля», выбрав вариант «Новая презентация» (меню «Файл/Создать»). В этом случае программа подсобит лишь с разметкой слайда, а все остальное придется делать «своими руками».

Задав внешний вид презентации, приступают к ее наполнению. На этом этапе имеет смысл включить панель инструментов «Структура» (меню «Вид/Панели инструментов»), с помощью сгруппированных на ней командных кнопок легко организовать/реогранизовать или редактировать текст. «Словесную» начинку (меню «Вставка/Надпись») легко структурировать, «понижая» или «повышая» уровень абзаца при помощи стрелок.

Помимо текста в презентацию можно вставлять любые графики и картинки. Для этого нужно просто скопировать их в исходной программе, а в Power-Point поместить как объект в нужный слайд (меню «Вставка» или «Правка»), подкорректировав после этого размер и цветовую гамму.

Сделать презентацию более увлекательной поможет анимация текста и рисунков (меню «Показ слайдов/Настройка анимации»). Появляющиеся по очереди абзацы текста или пункты маркированного списка сделают любой доклад динамичнее, причем эффектов для такого «оживления» программа предусматривает огромное количество — неопытным пользователям стоит потратить какое-то время на эксперименты.

Часто в цели презентации входит снабжение аудитории достаточно большим объемом информации. Но даже подготовленный зритель не примет на ура слайды с массивами «голого» текста; сопроводительные рисунки или фотографии полезны для разбавления «чтений». Например, при перечислении городов, в которых фирма имеет представительства, эффектно будут смотреться соответствующие красочные фото.

Привлечь внимание помогают аудио- и видеоэффекты. Переход от слайда к слайду может сопровождаться каким-то звуком. Для этого достаточно задать эффект в соответствующем настроечном меню («Показ слайдов/Смена слайдов/Звук»). Звук или фильм не возбраняется вставить в презентацию и как самостоятельный объект (меню «Вставка/Фильм и звук»): PowerPoint содержит набор типовых «саунд-треков» или «клипов», но хорошо подготовлен и к вставке «авторских» медиаматериалов — аудио, например, можно импортировать с компакт-диска или записать на микрофон. Для слайд-шоу, во время которых докладчик мало говорит, соответствующее тематике звуковое сопровождение особенно актуально.

Чтобы проще было ориентироваться в многочисленных страницах доклада, программа позволяет докладчику написать заметки к каждому слайду. При показе они останутся «за кадром», а при редактировании или «редакционном» просмотре снабдят публику конфиденциальной информацией (отображаемые страницы будут содержать и слайд, и заметки к нему), нужно лишь включить соответствующий режим (меню «Вид/Страницы заметок»). А вносить текст в эти поля реально прямо в оболочке программы — внизу окна для этого предусмотрено поле «заметки к слайду».

НАУЧНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

При чтении научного доклада зачастую приходится оперировать большими объемами текста и многочисленными графиками. Удобство PowerPoint для таких ситуаций состоит в том, что все эти данные можно импортировать из «профильных» приложений. Например, текст брать прямо из Word, причем как структуру, которую программа ранжирует на основании стилей и заголовков, «замеченных» в тексте (меню «Вставка/Слайд из структуры»). То же верно и для популярного редактора таблиц Excel. Практичность взаимосвязи программ проявляется еще и в том, что вся структура импортированных данных сохраняется в презентации. К примеру, снабдив слайды диаграммой вместе с определяющими ее данными, корректируют эти исходные параметры прямо в презентации — актуализация отражается и на соответствующей диаграмме.

Во время работы с многочисленными объектами выручает функция «Группировки/ разгруппировки» (вызывают ее, подведя курсор к выделенным элементам и нажав правую кнопку мыши). Объединив объекты (в том числе и импортированные) в группу, можно подвергать их одновременно различным преобразованиям: масштабировать, поворачивать, изменять «колористику» и т.д.

Иногда небольшие дополнения делают информацию более наглядной. Порой типовых фигур бывает более чем достаточно для оперативного создания докладов, не претендующих на уникальный дизайн. Дополнить слайды указателями в виде затейливых стрелочек, проиллюстрировать алгоритм аккуратной блок-схемой, вставить «свиток» с названием доклада, выноски для увеличенных участков основной картинки и т.д. и т.п. помогут многочисленные «автофигуры», доступ к которым открывает панель инструментов с соответствующим названием.

Не противоречит строгости доклада и грамотно подобранная анимация (меню «Показ слайдов/Настройка анимации»). Например, поочередное появление строк на импортированной из Excel таблице привлечет к ней внимание. Используют эффекты и при смене текущего слайда следующим; к примеру, очередной кадр может «вылетать» из центра предыдущего, или страница может растворяться, предоставляя место следующей. Подобные эффекты снимут излишнюю сосредоточенность и оживят «сухой» по оформлению доклад (меню «Показ слайдов/Смена слайдов»).

Подчеркнуть что-либо во время показа реально и в прямом смысле. Программа допускает рисунки «от руки» (курсором компьютерной мыши) инструментом, напоминающим «карандаш» программы Photoshop. Обычную «мышиную» стрелку преобразуют в «перо», вызывая во время показа подменю меню «Указатель» из специального меню (его ярлычок расположен при демонстрации в левом нижнем углу). Сделанные во время выступления пометки на самих слайдах при выходе из режима «показ слайдов» пропадают.

НАСТРОЙКА И ПОКАЗ

Для готовой презентации важно правильно настроить режим показа слайдов.

Запускают демонстрацию с любой страницы. Выделив нужную и дав программе команду (меню «Показ слайдов/Начать показ»), с нее и начинают доклад, смена слайдов происходит по щелчку мыши или по сигналу с клавиатуры.

Когда присутствие докладчика необязательно (например, на выставочном стенде), а смена слайдов должна происходить «несмотря ни на что», выходом будет создание самовоспроизводящейся презентации (меню «Показ слайдов/Настройка анимации/Смена слайдов», установить флажок на пункте «Автоматически после» и задать время смены кадров).

Можно создать максимальную по информативности презентацию, ориентированную сразу на несколько «целевых групп», и разработать несколько «сценариев» показа, задав требуемую очередность вывода страниц (меню «Показ слайдов/Произвольный показ/Создать», в поле «Имя произвольного показа» задать имя «сценария», а в пункт «Слайды произвольного показа» «набрать» нужные страницы). А чтобы просто скрыть какой-то слайд (слайды) от аудитории, предусмотрена специальная команда (меню «Показ слайдов/Скрыть слайд»).

Рассчитанные на «общественное внимание» презентации фирмы часто выкладывают в Интернете или сохраняют на веб-сервере. Для таких действий необходимо установить на компьютер модуль Microsoft Producer (программа не инсталлируется по умолчанию, ее загружают с веб-узла Microsoft Office Online). Отличие и достоинство веб-презентации — возможность снабжать ее гиперссылками для перехода к различным объектам (включая слайды данной или других презентаций, интернет-сайты или сетевые файлы), причем снабдить соответствующей ссылкой реально практически любой объект на слайде: текст, фигуру, таблицу, диаграмму или рисунок. PowerPoint с «доустановленным» модулем предусматривает подобное редактирование прямо из собственной программной оболочки (меню «Показ слайдов/Настройка действия»).

Евгения КУРОЧКИНА

Комментарии

Пока нет. Хотите стать первым?

Похожие статьи

Приглашаем на премьеру
15 апреля 2005
Новости

Приглашаем на премьеру

Свою первую плату для телефона с определителем специалисты «Соул Электроникс» разработали в далеком 1992 году. С тех пор компания не стоит на месте, создавая все новые и новые электронные узлы для АОНов. О ценности многих идей и технических решений свидетельствует хотя бы тот факт, что они нашли широкое применение в аппаратах не только «Соул», но и других производителей.

Электронная книга PocketBook А 10″: купил ридер и получил «Про съедобное и тому подобное»
8 января 2012
Новости

Электронная книга PocketBook А 10″: купил ридер и получил «Про съедобное и тому подобное»

В сезон чудес сбываются даже самые сказочные пожелания! Говорящая и оживающая от прикосновений электронная книга – именно ее получит в подарок каждый владелец и покупатель мультимедийного ридера PocketBook А 10″ в период с 26 декабря 2011 года по 8 января 2012 года. Интерактивная история «Про съедобное и тому подобное» создана авторами и иллюстраторами издательства Glowberry Books, а жизнь в нее вдохнули технические специалисты PocketBook.

HyperX начинает поставки игровой клавиатуры ALLOY FPS с переключателями Cherry MX Red/Brown
29 ноября 2016
Новости

HyperX начинает поставки игровой клавиатуры ALLOY FPS с переключателями Cherry MX Red/Brown

Фаунтин Вэлли, Калифорния – 28 ноября 2016 г. – HyperX, подразделение Kingston Technology Company, Inc., крупнейшего мирового независимого производителя устройств хранения данных, начинает поставки в Россию двух новых версий механической игровой клавиатуры HyperX ALLOY FPS.

ПО PaperStream Capture Lite теперь предлагается бесплатно для использования с документ-сканерами Fujitsu серии S
9 сентября 2016
Новости

ПО PaperStream Capture Lite теперь предлагается бесплатно для использования с документ-сканерами Fujitsu серии S

Москва, 9 сентября 2016г. Дочерняя компания корпорации Fujitsu, PFU (EMEA) Limited, представляет новейший продукт в своем портфеле программного обеспечения: PaperStream Capture Lite для сканеров серии SP. Новое ПО предоставляет предприятиям возможности профессионального сканирования благодаря совместимости с бюджетными моделями сканеров Fujitsu серии SP.

Leef представляет Leef Access — кардридер для мобильных устройств
3 апреля 2014
Новости

Leef представляет Leef Access — кардридер для мобильных устройств

Москва, 3 апреля 2014 г. — Компания Leef Technology LTD представляет Leef Access — кардридер, подключающийся к разъемам microSD и предназначенный для использования со смартфонами и планшетами на базе ОС Android. Новинка упростит и облегчит владельцам мобильных устройств на самой популярной платформе использование и копирование данных, записанных на картах microSD. Leef Access стал, след за популярным Leef Bridge, устройством для чтения карт памяти на мобильных устройствах.

HyperX расширяет линейку SSD-накопителей новинками FURY RGB SSD и SAVAGE EXO SSD
26 сентября 2018
Новости

HyperX расширяет линейку SSD-накопителей новинками FURY RGB SSD и SAVAGE EXO SSD

Компания HyperX, игровое подразделение Kingston Technology, Inc., объявляет о выходе твердотельных накопителей HyperX® FURY RGB SSD и HyperX® SAVAGE EXO SSD. Модель FURY RGB SSD предназначена для геймеров, которые нуждаются в более быстрой и плавной загрузке игр. RGB-подсветка в то же время сделает систему ярче и красивее. Вторая новинка, накопитель Savage EXO SSD, – это высокопроизводительный внешний жесткий диск, который может использоваться для хранения приложений и быстрого их запуска.

Dell приступила к продажам в России новых мониторов для организаций и частных пользователей
28 июля 2016
Новости

Dell приступила к продажам в России новых мониторов для организаций и частных пользователей

Москва, 27 июля 2016 г. — Компания Dell объявляет о старте продаж в России новых мониторов серии Professional (P) и модели UltraSharp U2417Hwi с поддержкой беспроводного подключения, предназначенных для организаций и домашнего использования. Новинки отличаются удобством, многофункциональностью и надежностью.

Тотальный контроль в играх с Defender: оптическая мышь Warhead GM-1310
7 апреля 2013
Новости

Тотальный контроль в играх с Defender: оптическая мышь Warhead GM-1310

Москва, 5 апреля2013 г. — Defender, один из лидеров рынка периферии и аксессуаров для персональных компьютеров, представляет прокачанную оптическую мышь для требовательных геймеров — Warhead GM-1310. Киберспортсмены и любители различных игровых жанров оценят агрессивный дизайн, цветовое решение, великолепную эргономику манипулятора и, конечно, продвинутые характеристики.

CACTUS представляет профессиональную линейку экранов для проекционного оборудования
26 декабря 2016
Новости

CACTUS представляет профессиональную линейку экранов для проекционного оборудования

Москва, 26 декабря — Компания CACTUS представляет расширение ассортимента — серию экранов Professional. В июле 2016 года компания CACTUS анонсировала новое направление деятельности — производство экранов для проекционного оборудования. Благодаря стабильному качеству продукции, оптимальному ценовому позиционированию и широкому ассортименту новинки в короткие сроки завоевали доверие потребителей.

Лазерная дюжина
28 февраля 2018
Новости

Лазерная дюжина

Компания Vivitek, взявшая в прошлом году курс на кардинальное обновление фирменной линейки, за последнее время представила публике сразу 12 моделей лазерных проекторов различного назначения. Возможность выбора – штука приятная и исключительно важная для любого заинтересованного потребителя, но только ли этим объясняется столь масштабная премьера? Разумеется, нет: дело в том, что при вполне универсальных характеристиках, в каждом проекторе Vivitek просматривается довольно четкая специализация. Решения для учебных аудиторий или офисов, малых и средних залов, видеостен и профессионального видео-мэппинга – новое поколение лазерников способно решать задачи любой сложности при всех базовых сценариях использования.