Microsoft PowerPoint: дошли до точки

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Программа PowerPoint относится к наиболее востребованным продуктам компании Microsoft и подобно многим другим популярным приложениям интересна людям самых разных специальностей. Компании, собирающейся представить новый брэнд, преподавателю, желающему красочно проиллюстрировать лекцию, научному работнику, готовящему доклад или отчет по проекту, — всем им полезно знать о таком удобном и наглядном способе подачи материала, как PowerPoint. С помощью этой программы можно визуализировать информацию в заданном стиле, снабдив ее изображениями или массивами данных, импортированными из других программ и приложений, а также оживить выступление звуковым сопровождением или добавлением анимации.

Часто, чтобы сократить время на подготовку важных презентаций, организации обращаются за помощью к сервисным компаниям или к дизайнерам-профессионалам. Фирмы, ведущие постоянную демонстрационную работу, обладают архивом заранее подготовленных шаблонов (например, для торговых агентов и информаторов), их созданием занимаются «профильные» специалисты. Пользуясь этим «банком данных», сотрудники компаний создают новые презентации оперативно и без потерь качества. Но даже для такой компоновки «конечным потребителям» будут полезны знания принципов работы с PowerPoint.

В то же время у программы огромное количество пользователей, что называется, на все руки, которым приходится самостоятельно разрабатывать стиль доклада и воплощать его в жизнь и на уровне создания слайдов, и на уровне их показа. Действительно, вряд ли школьный учитель или научный работник будет заказывать оформление своих лекций «подрядчику». К счастью, в этих случаях не требуется быть профессиональным дизайнером, Power-Point вполне доступен для быстрого освоения. Если же докладывать приходится часто, то стоит потратить какое-то время на углубленное изучение — в дальнейшем затраты окупятся существенной экономией «человеко-часов».

В нашей статье мы предприняли попытку дать читателю общее представление о возможностях PowerPoint, рассказав для наглядности о стратегии создания двух презентаций, наиболее типичных для пользователей данного ПО. Предложенные варианты ни в коей мере не являются единственно верными — ведь мы шли не по самому простому пути, как это часто требуется, а пытались рассказать о многих «фокусах», на которые способна программа.

БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Одно из распространенных применений PowerPoint — создание деловой презентации. К примеру, вам нужно познакомить потенциальных клиентов с новыми продуктами или рассказать партнерам о результатах проделанной работы.

Первым шагом чаще всего будет выбор шаблона. Подобрать внешнее оформление нужно так, чтобы оно гармонировало с содержанием слайдов. Например, для презентации брэнда можно выбрать гамму корпоративных цветов компании.

Если вам не чужды стандартные решения или с вдохновением тяжело, на помощь придет «Мастер автосодержания». В процессе создания файла (меню «Файл/Создать») нужно выбрать подходящий вариант, а из предложенного списка — вид доклада (например, «общий доклад», «план продаж» и т.д.). «Мастер» наполнит презентацию определенными шаблонами заголовков, декоративными элементами и прочим, пользователю останется только «пройтись» по слайдам, заменяя предложенный шаблонный текст на свой собственный, а после этого внести любые изменения и дополнения (например, добавить слайды или анимацию).

Когда нет проблем с содержанием слайдов, но возникают сложности с их оформлением, стоит обратиться к «Шаблонам оформления» (меню «Файл/Создать») и подобрать из предложенных подходящий для своего выступления. У выбранного шаблона можно поменять цветовую гамму (меню «Формат/Оформление слайда/Цветовые схемы») или настроить по своим пожеланиям фоновый цвет (меню

«Формат/Фон»). Если ни один из предлагаемых программой шаблонов не удовлетворяет дизайнерским амбициям, не возбраняется создать свой собственный, воспользовавшись графическим редактором (например, Photoshop), и вставить в PowerPoint готовые jpeg-файлы (растягивая их, заполняют всю площадь слайда).

Если же вы обладаете четким представлением и о содержании будущей презентации, и о ее «внешнем виде», то, наверное, лучше создать ее «с нуля», выбрав вариант «Новая презентация» (меню «Файл/Создать»). В этом случае программа подсобит лишь с разметкой слайда, а все остальное придется делать «своими руками».

Задав внешний вид презентации, приступают к ее наполнению. На этом этапе имеет смысл включить панель инструментов «Структура» (меню «Вид/Панели инструментов»), с помощью сгруппированных на ней командных кнопок легко организовать/реогранизовать или редактировать текст. «Словесную» начинку (меню «Вставка/Надпись») легко структурировать, «понижая» или «повышая» уровень абзаца при помощи стрелок.

Помимо текста в презентацию можно вставлять любые графики и картинки. Для этого нужно просто скопировать их в исходной программе, а в Power-Point поместить как объект в нужный слайд (меню «Вставка» или «Правка»), подкорректировав после этого размер и цветовую гамму.

Сделать презентацию более увлекательной поможет анимация текста и рисунков (меню «Показ слайдов/Настройка анимации»). Появляющиеся по очереди абзацы текста или пункты маркированного списка сделают любой доклад динамичнее, причем эффектов для такого «оживления» программа предусматривает огромное количество — неопытным пользователям стоит потратить какое-то время на эксперименты.

Часто в цели презентации входит снабжение аудитории достаточно большим объемом информации. Но даже подготовленный зритель не примет на ура слайды с массивами «голого» текста; сопроводительные рисунки или фотографии полезны для разбавления «чтений». Например, при перечислении городов, в которых фирма имеет представительства, эффектно будут смотреться соответствующие красочные фото.

Привлечь внимание помогают аудио- и видеоэффекты. Переход от слайда к слайду может сопровождаться каким-то звуком. Для этого достаточно задать эффект в соответствующем настроечном меню («Показ слайдов/Смена слайдов/Звук»). Звук или фильм не возбраняется вставить в презентацию и как самостоятельный объект (меню «Вставка/Фильм и звук»): PowerPoint содержит набор типовых «саунд-треков» или «клипов», но хорошо подготовлен и к вставке «авторских» медиаматериалов — аудио, например, можно импортировать с компакт-диска или записать на микрофон. Для слайд-шоу, во время которых докладчик мало говорит, соответствующее тематике звуковое сопровождение особенно актуально.

Чтобы проще было ориентироваться в многочисленных страницах доклада, программа позволяет докладчику написать заметки к каждому слайду. При показе они останутся «за кадром», а при редактировании или «редакционном» просмотре снабдят публику конфиденциальной информацией (отображаемые страницы будут содержать и слайд, и заметки к нему), нужно лишь включить соответствующий режим (меню «Вид/Страницы заметок»). А вносить текст в эти поля реально прямо в оболочке программы — внизу окна для этого предусмотрено поле «заметки к слайду».

НАУЧНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

При чтении научного доклада зачастую приходится оперировать большими объемами текста и многочисленными графиками. Удобство PowerPoint для таких ситуаций состоит в том, что все эти данные можно импортировать из «профильных» приложений. Например, текст брать прямо из Word, причем как структуру, которую программа ранжирует на основании стилей и заголовков, «замеченных» в тексте (меню «Вставка/Слайд из структуры»). То же верно и для популярного редактора таблиц Excel. Практичность взаимосвязи программ проявляется еще и в том, что вся структура импортированных данных сохраняется в презентации. К примеру, снабдив слайды диаграммой вместе с определяющими ее данными, корректируют эти исходные параметры прямо в презентации — актуализация отражается и на соответствующей диаграмме.

Во время работы с многочисленными объектами выручает функция «Группировки/ разгруппировки» (вызывают ее, подведя курсор к выделенным элементам и нажав правую кнопку мыши). Объединив объекты (в том числе и импортированные) в группу, можно подвергать их одновременно различным преобразованиям: масштабировать, поворачивать, изменять «колористику» и т.д.

Иногда небольшие дополнения делают информацию более наглядной. Порой типовых фигур бывает более чем достаточно для оперативного создания докладов, не претендующих на уникальный дизайн. Дополнить слайды указателями в виде затейливых стрелочек, проиллюстрировать алгоритм аккуратной блок-схемой, вставить «свиток» с названием доклада, выноски для увеличенных участков основной картинки и т.д. и т.п. помогут многочисленные «автофигуры», доступ к которым открывает панель инструментов с соответствующим названием.

Не противоречит строгости доклада и грамотно подобранная анимация (меню «Показ слайдов/Настройка анимации»). Например, поочередное появление строк на импортированной из Excel таблице привлечет к ней внимание. Используют эффекты и при смене текущего слайда следующим; к примеру, очередной кадр может «вылетать» из центра предыдущего, или страница может растворяться, предоставляя место следующей. Подобные эффекты снимут излишнюю сосредоточенность и оживят «сухой» по оформлению доклад (меню «Показ слайдов/Смена слайдов»).

Подчеркнуть что-либо во время показа реально и в прямом смысле. Программа допускает рисунки «от руки» (курсором компьютерной мыши) инструментом, напоминающим «карандаш» программы Photoshop. Обычную «мышиную» стрелку преобразуют в «перо», вызывая во время показа подменю меню «Указатель» из специального меню (его ярлычок расположен при демонстрации в левом нижнем углу). Сделанные во время выступления пометки на самих слайдах при выходе из режима «показ слайдов» пропадают.

НАСТРОЙКА И ПОКАЗ

Для готовой презентации важно правильно настроить режим показа слайдов.

Запускают демонстрацию с любой страницы. Выделив нужную и дав программе команду (меню «Показ слайдов/Начать показ»), с нее и начинают доклад, смена слайдов происходит по щелчку мыши или по сигналу с клавиатуры.

Когда присутствие докладчика необязательно (например, на выставочном стенде), а смена слайдов должна происходить «несмотря ни на что», выходом будет создание самовоспроизводящейся презентации (меню «Показ слайдов/Настройка анимации/Смена слайдов», установить флажок на пункте «Автоматически после» и задать время смены кадров).

Можно создать максимальную по информативности презентацию, ориентированную сразу на несколько «целевых групп», и разработать несколько «сценариев» показа, задав требуемую очередность вывода страниц (меню «Показ слайдов/Произвольный показ/Создать», в поле «Имя произвольного показа» задать имя «сценария», а в пункт «Слайды произвольного показа» «набрать» нужные страницы). А чтобы просто скрыть какой-то слайд (слайды) от аудитории, предусмотрена специальная команда (меню «Показ слайдов/Скрыть слайд»).

Рассчитанные на «общественное внимание» презентации фирмы часто выкладывают в Интернете или сохраняют на веб-сервере. Для таких действий необходимо установить на компьютер модуль Microsoft Producer (программа не инсталлируется по умолчанию, ее загружают с веб-узла Microsoft Office Online). Отличие и достоинство веб-презентации — возможность снабжать ее гиперссылками для перехода к различным объектам (включая слайды данной или других презентаций, интернет-сайты или сетевые файлы), причем снабдить соответствующей ссылкой реально практически любой объект на слайде: текст, фигуру, таблицу, диаграмму или рисунок. PowerPoint с «доустановленным» модулем предусматривает подобное редактирование прямо из собственной программной оболочки (меню «Показ слайдов/Настройка действия»).

Евгения КУРОЧКИНА

Комментарии

Пока нет. Хотите стать первым?

Похожие статьи

Фотоцентры Epson Expression Premium: ловим снимки по Wi Fi и сразу печатем
24 ноября 2014
Новости

Фотоцентры Epson Expression Premium: ловим снимки по Wi Fi и сразу печатем

Компания Epson представляет новые фотоцентры серии Epson Expression Premium с большим сенсорным экраном и широкими возможностями беспроводной печати — Epson Expression Premium XP-720/820. Основное преимущество новых Фотоцентров Epson Expression Premium перед устройствами предыдущего модельного ряда — сенсорный ЖК-экран с диагональю 10,9 см. Экран и интуитивно понятное управление позволяют работать с МФУ без использования компьютера: копируйте, сканируйте и печатайте фотографии без дополнительных устройств.

Пошли на сессию. Игровую! Компания Mad Catz представляет стереогарнитуру TRITTON KAMA для консолей Xbox One и PS4/PS Vita
28 августа 2015
Новости

Пошли на сессию. Игровую! Компания Mad Catz представляет стереогарнитуру TRITTON KAMA для консолей Xbox One и PS4/PS Vita

Компания Mad Catz, производитель периферии и аксессуаров для любителей цифровых развлечений, представляет новые стереогарнитуры TRITTON KAMA для консолей Xbox One и PS4/PS Vita. Эти компактные и стильные устройства станут надежными помощниками в игровых баталиях, а еще заменят обычные «дорожные» наушники: новинки полностью совместимы с планшетами, смартфонами, плеерами и другими мобильными гаджетами.

Компактные размеры и высокое разрешение: 23,6-дюймовый монитор AOC с поддержкой 4K
17 ноября 2015
Новости

Компактные размеры и высокое разрешение: 23,6-дюймовый монитор AOC с поддержкой 4K

Амстердам, 17 ноября 2015. — AOC представляет новый монитор hi-end класса с поддержкой разрешения UHD (до 3840 x 2160 пикселей), который легко поместится даже на небольшом рабочем столе. 23,6-дюймовая PLS-панель U2477PWQ обеспечивает идеальную цветопередачу под любым углом обзора и стопроцентное соответствие гамме sRGB. Благодаря интерфейсу HDMI 2.0 с пропускной способностью до 18 ГБ/с изображение в 4K-видео и играх не будет тормозить и подвисать. В классическом дизайне устройства удачно сочетаются прозрачные и текстурированные элементы: новинка будет привлекать внимание к рабочему столу пользователя и дома, и в офисе.

Canon выпускает новейшие портативные проекторы
9 сентября 2015
Новости

Canon выпускает новейшие портативные проекторы

Компания Canon представляет два новых компактных проектора из популярного семейства LV. При весе всего 2,5 кг новинки обладают широкими возможностями подключения и обеспечивают выдающуюся яркость и четкость проецируемого изображения. Новые модели LV‑WX320 и LV‑X320 идеально подойдут как для образовательных учреждений, так и для презентаций в небольших переговорных комнатах, офисах и помещениях с открытой планировкой. Новинки могут похвастаться превосходными техническими характеристиками, в том числе яркостью 3200 лм, ресурсом лампы до 6000 часов, а также потрясающим коэффициентом контрастности 10 000:1. Обе модели блестяще справляются с работой даже в очень светлых помещениях.

Panasonic выпустил новую версию промышленного планшета Toughbook CF-D1 mk3
12 апреля 2016
Новости

Panasonic выпустил новую версию промышленного планшета Toughbook CF-D1 mk3

Бракнелл, Великобритания. - Корпорация Panasonic представила обновленную версию популярного промышленного планшета Toughbook CF-D1. Устройство может использоваться аварийными службами и группами быстрого реагирования для мобильной технической диагностики двигателей, автомобилей, грузовиков и машин. Выпуск нового планшета позволит усилить позиции Panasonic в европейской автомобильной промышленности.

Logitech выпустил стильную защиту для iPad 3
23 апреля 2012
Новости

Logitech выпустил стильную защиту для iPad 3

Швейцарская компания Logitech расширяет линейку аксессуаров с клавиатурой, дополняя ее новым аксессуаром для третьего поколения iPad и для iPad 2, сверхтонким чехлом Ultrathin Keyboard Cover. Новинка совмещает в себе ультратонкую защиту для экрана и встроенную клавиатуру, которая позволяет печатать с большим удобством и путешествовать без забот.

Новые ноутбуки Lenovo ThinkPad серии T выходят на российский рынок
15 июня 2016
Новости

Новые ноутбуки Lenovo ThinkPad серии T выходят на российский рынок

Москва, 15 июня 2016 года: Компания Lenovo рада сообщить о выходе на российский рынок новых ноутбуков серии T — Lenovo ThinkPad T460s, Lenovo ThinkPad T460 и Lenovo ThinkPad T560. Модели отличаются высокой производительностью и надежностью. Обладают отличным дизайном и широким набором средств обеспечения безопасности.

Планшет IconBit NetTab SPACE II - уже в продаже!
18 октября 2012
Новости

Планшет IconBit NetTab SPACE II - уже в продаже!

Отличительной особенностью планшета является IPS-матрица 9,7-дюймов с высоким разрешением 1024х768 точек, обеспечивающая большой угол обзора и яркую картинку. NetTab SPACE II работает под управлением операционной системы Android 4.0. Благодаря использованию нового графического процессора NetTab SPACE II воспроизводит все видеоформаты, включая Full HD форматы (1080p). Стандартные USB разъемы позволяют подключать внешние носители информации (OTG) и 3G модемы...

AOC представила большие эргономичные дисплеи профессионального уровня на основе технологии AMVA
26 октября 2012
Новости

AOC представила большие эргономичные дисплеи профессионального уровня на основе технологии AMVA

25 октября 2012 г, Дорстен — компания AOC выпустила новый монитор XXL из линейки Professional. Этот большой дисплей с диагональю экрана 68,6 см (27") построен на базе качественной AMVA-матрицы, оснащен светодиодной подсветкой и имеет множество других технических особенностей, которые делают его идеальным выбором для требовательных пользователей. Выпустив m2752Pqu, AOC создала профессиональный монитор премиум-качества.

15-граммов черного и белого Bluetooth от "Бизнес-бюро"
22 февраля 2012
Новости

15-граммов черного и белого Bluetooth от "Бизнес-бюро"

Компания «Бизнес-Бюро» начинает продажи уникального аксессуара — Bluetooth-гарнитуры «Минифон BB-mobile серии micrON». Новинка, выполненная в виде миниатюрного мобильника, предназначена для использования в связке с телефонами, смартфонами и планшетными компьютерами, оснащенными модулями для работы в сотовых сетях. «Минифон» может выступать как в роли монофонической, так и стереофонической Bluetooth-гарнитуры для прослушивания музыки. Кроме того, устройство может быть использовано в роли Bluetooth-адаптера для персонального компьютера и беспроводной гарнитуры для общения с помощью сервисов VoIP-телефонии.