Microsoft PowerPoint: дошли до точки

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Программа PowerPoint относится к наиболее востребованным продуктам компании Microsoft и подобно многим другим популярным приложениям интересна людям самых разных специальностей. Компании, собирающейся представить новый брэнд, преподавателю, желающему красочно проиллюстрировать лекцию, научному работнику, готовящему доклад или отчет по проекту, — всем им полезно знать о таком удобном и наглядном способе подачи материала, как PowerPoint. С помощью этой программы можно визуализировать информацию в заданном стиле, снабдив ее изображениями или массивами данных, импортированными из других программ и приложений, а также оживить выступление звуковым сопровождением или добавлением анимации.

Часто, чтобы сократить время на подготовку важных презентаций, организации обращаются за помощью к сервисным компаниям или к дизайнерам-профессионалам. Фирмы, ведущие постоянную демонстрационную работу, обладают архивом заранее подготовленных шаблонов (например, для торговых агентов и информаторов), их созданием занимаются «профильные» специалисты. Пользуясь этим «банком данных», сотрудники компаний создают новые презентации оперативно и без потерь качества. Но даже для такой компоновки «конечным потребителям» будут полезны знания принципов работы с PowerPoint.

В то же время у программы огромное количество пользователей, что называется, на все руки, которым приходится самостоятельно разрабатывать стиль доклада и воплощать его в жизнь и на уровне создания слайдов, и на уровне их показа. Действительно, вряд ли школьный учитель или научный работник будет заказывать оформление своих лекций «подрядчику». К счастью, в этих случаях не требуется быть профессиональным дизайнером, Power-Point вполне доступен для быстрого освоения. Если же докладывать приходится часто, то стоит потратить какое-то время на углубленное изучение — в дальнейшем затраты окупятся существенной экономией «человеко-часов».

В нашей статье мы предприняли попытку дать читателю общее представление о возможностях PowerPoint, рассказав для наглядности о стратегии создания двух презентаций, наиболее типичных для пользователей данного ПО. Предложенные варианты ни в коей мере не являются единственно верными — ведь мы шли не по самому простому пути, как это часто требуется, а пытались рассказать о многих «фокусах», на которые способна программа.

БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Одно из распространенных применений PowerPoint — создание деловой презентации. К примеру, вам нужно познакомить потенциальных клиентов с новыми продуктами или рассказать партнерам о результатах проделанной работы.

Первым шагом чаще всего будет выбор шаблона. Подобрать внешнее оформление нужно так, чтобы оно гармонировало с содержанием слайдов. Например, для презентации брэнда можно выбрать гамму корпоративных цветов компании.

Если вам не чужды стандартные решения или с вдохновением тяжело, на помощь придет «Мастер автосодержания». В процессе создания файла (меню «Файл/Создать») нужно выбрать подходящий вариант, а из предложенного списка — вид доклада (например, «общий доклад», «план продаж» и т.д.). «Мастер» наполнит презентацию определенными шаблонами заголовков, декоративными элементами и прочим, пользователю останется только «пройтись» по слайдам, заменяя предложенный шаблонный текст на свой собственный, а после этого внести любые изменения и дополнения (например, добавить слайды или анимацию).

Когда нет проблем с содержанием слайдов, но возникают сложности с их оформлением, стоит обратиться к «Шаблонам оформления» (меню «Файл/Создать») и подобрать из предложенных подходящий для своего выступления. У выбранного шаблона можно поменять цветовую гамму (меню «Формат/Оформление слайда/Цветовые схемы») или настроить по своим пожеланиям фоновый цвет (меню

«Формат/Фон»). Если ни один из предлагаемых программой шаблонов не удовлетворяет дизайнерским амбициям, не возбраняется создать свой собственный, воспользовавшись графическим редактором (например, Photoshop), и вставить в PowerPoint готовые jpeg-файлы (растягивая их, заполняют всю площадь слайда).

Если же вы обладаете четким представлением и о содержании будущей презентации, и о ее «внешнем виде», то, наверное, лучше создать ее «с нуля», выбрав вариант «Новая презентация» (меню «Файл/Создать»). В этом случае программа подсобит лишь с разметкой слайда, а все остальное придется делать «своими руками».

Задав внешний вид презентации, приступают к ее наполнению. На этом этапе имеет смысл включить панель инструментов «Структура» (меню «Вид/Панели инструментов»), с помощью сгруппированных на ней командных кнопок легко организовать/реогранизовать или редактировать текст. «Словесную» начинку (меню «Вставка/Надпись») легко структурировать, «понижая» или «повышая» уровень абзаца при помощи стрелок.

Помимо текста в презентацию можно вставлять любые графики и картинки. Для этого нужно просто скопировать их в исходной программе, а в Power-Point поместить как объект в нужный слайд (меню «Вставка» или «Правка»), подкорректировав после этого размер и цветовую гамму.

Сделать презентацию более увлекательной поможет анимация текста и рисунков (меню «Показ слайдов/Настройка анимации»). Появляющиеся по очереди абзацы текста или пункты маркированного списка сделают любой доклад динамичнее, причем эффектов для такого «оживления» программа предусматривает огромное количество — неопытным пользователям стоит потратить какое-то время на эксперименты.

Часто в цели презентации входит снабжение аудитории достаточно большим объемом информации. Но даже подготовленный зритель не примет на ура слайды с массивами «голого» текста; сопроводительные рисунки или фотографии полезны для разбавления «чтений». Например, при перечислении городов, в которых фирма имеет представительства, эффектно будут смотреться соответствующие красочные фото.

Привлечь внимание помогают аудио- и видеоэффекты. Переход от слайда к слайду может сопровождаться каким-то звуком. Для этого достаточно задать эффект в соответствующем настроечном меню («Показ слайдов/Смена слайдов/Звук»). Звук или фильм не возбраняется вставить в презентацию и как самостоятельный объект (меню «Вставка/Фильм и звук»): PowerPoint содержит набор типовых «саунд-треков» или «клипов», но хорошо подготовлен и к вставке «авторских» медиаматериалов — аудио, например, можно импортировать с компакт-диска или записать на микрофон. Для слайд-шоу, во время которых докладчик мало говорит, соответствующее тематике звуковое сопровождение особенно актуально.

Чтобы проще было ориентироваться в многочисленных страницах доклада, программа позволяет докладчику написать заметки к каждому слайду. При показе они останутся «за кадром», а при редактировании или «редакционном» просмотре снабдят публику конфиденциальной информацией (отображаемые страницы будут содержать и слайд, и заметки к нему), нужно лишь включить соответствующий режим (меню «Вид/Страницы заметок»). А вносить текст в эти поля реально прямо в оболочке программы — внизу окна для этого предусмотрено поле «заметки к слайду».

НАУЧНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

При чтении научного доклада зачастую приходится оперировать большими объемами текста и многочисленными графиками. Удобство PowerPoint для таких ситуаций состоит в том, что все эти данные можно импортировать из «профильных» приложений. Например, текст брать прямо из Word, причем как структуру, которую программа ранжирует на основании стилей и заголовков, «замеченных» в тексте (меню «Вставка/Слайд из структуры»). То же верно и для популярного редактора таблиц Excel. Практичность взаимосвязи программ проявляется еще и в том, что вся структура импортированных данных сохраняется в презентации. К примеру, снабдив слайды диаграммой вместе с определяющими ее данными, корректируют эти исходные параметры прямо в презентации — актуализация отражается и на соответствующей диаграмме.

Во время работы с многочисленными объектами выручает функция «Группировки/ разгруппировки» (вызывают ее, подведя курсор к выделенным элементам и нажав правую кнопку мыши). Объединив объекты (в том числе и импортированные) в группу, можно подвергать их одновременно различным преобразованиям: масштабировать, поворачивать, изменять «колористику» и т.д.

Иногда небольшие дополнения делают информацию более наглядной. Порой типовых фигур бывает более чем достаточно для оперативного создания докладов, не претендующих на уникальный дизайн. Дополнить слайды указателями в виде затейливых стрелочек, проиллюстрировать алгоритм аккуратной блок-схемой, вставить «свиток» с названием доклада, выноски для увеличенных участков основной картинки и т.д. и т.п. помогут многочисленные «автофигуры», доступ к которым открывает панель инструментов с соответствующим названием.

Не противоречит строгости доклада и грамотно подобранная анимация (меню «Показ слайдов/Настройка анимации»). Например, поочередное появление строк на импортированной из Excel таблице привлечет к ней внимание. Используют эффекты и при смене текущего слайда следующим; к примеру, очередной кадр может «вылетать» из центра предыдущего, или страница может растворяться, предоставляя место следующей. Подобные эффекты снимут излишнюю сосредоточенность и оживят «сухой» по оформлению доклад (меню «Показ слайдов/Смена слайдов»).

Подчеркнуть что-либо во время показа реально и в прямом смысле. Программа допускает рисунки «от руки» (курсором компьютерной мыши) инструментом, напоминающим «карандаш» программы Photoshop. Обычную «мышиную» стрелку преобразуют в «перо», вызывая во время показа подменю меню «Указатель» из специального меню (его ярлычок расположен при демонстрации в левом нижнем углу). Сделанные во время выступления пометки на самих слайдах при выходе из режима «показ слайдов» пропадают.

НАСТРОЙКА И ПОКАЗ

Для готовой презентации важно правильно настроить режим показа слайдов.

Запускают демонстрацию с любой страницы. Выделив нужную и дав программе команду (меню «Показ слайдов/Начать показ»), с нее и начинают доклад, смена слайдов происходит по щелчку мыши или по сигналу с клавиатуры.

Когда присутствие докладчика необязательно (например, на выставочном стенде), а смена слайдов должна происходить «несмотря ни на что», выходом будет создание самовоспроизводящейся презентации (меню «Показ слайдов/Настройка анимации/Смена слайдов», установить флажок на пункте «Автоматически после» и задать время смены кадров).

Можно создать максимальную по информативности презентацию, ориентированную сразу на несколько «целевых групп», и разработать несколько «сценариев» показа, задав требуемую очередность вывода страниц (меню «Показ слайдов/Произвольный показ/Создать», в поле «Имя произвольного показа» задать имя «сценария», а в пункт «Слайды произвольного показа» «набрать» нужные страницы). А чтобы просто скрыть какой-то слайд (слайды) от аудитории, предусмотрена специальная команда (меню «Показ слайдов/Скрыть слайд»).

Рассчитанные на «общественное внимание» презентации фирмы часто выкладывают в Интернете или сохраняют на веб-сервере. Для таких действий необходимо установить на компьютер модуль Microsoft Producer (программа не инсталлируется по умолчанию, ее загружают с веб-узла Microsoft Office Online). Отличие и достоинство веб-презентации — возможность снабжать ее гиперссылками для перехода к различным объектам (включая слайды данной или других презентаций, интернет-сайты или сетевые файлы), причем снабдить соответствующей ссылкой реально практически любой объект на слайде: текст, фигуру, таблицу, диаграмму или рисунок. PowerPoint с «доустановленным» модулем предусматривает подобное редактирование прямо из собственной программной оболочки (меню «Показ слайдов/Настройка действия»).

Евгения КУРОЧКИНА

Комментарии

Пока нет. Хотите стать первым?

Похожие статьи

Главный исполнительный директор Intel представляет будущее компьютерных технологий
9 января 2015
Новости

Главный исполнительный директор Intel представляет будущее компьютерных технологий

INTERNATIONAL CONSUMER ELECTRONICS SHOW, ЛАС-ВЕГАС, 6 января 2015 г. — Intel сегодня объявила о ряде технологических усовершенствований и инициатив, направленных на ускорение развития компьютерных вычислений. Так, было объявлено о модуле Intel Curie, аппаратном решении размером с пуговицу, предназначенном для носимых устройств; новых приложениях для камеры Intel RealSense, беспилотных летающих аппаратах и новых возможностях в 3-D. Кроме того, была представлена новая инициатива Diversity in Technology, включающая инвестиции на сумму $300 млн, которые будут направлены на развитие персонального многообразия в Intel и ИТ-отрасли в целом.

34-дюймовый эргономичный монитор NEC с изогнутым экраном
10 февраля 2017
Новости

34-дюймовый эргономичный монитор NEC с изогнутым экраном

Компания NEC Display Solutions на выставке ISE 2017 представила 34-дюймовый настольный монитор с изогнутым экраном. Модель EX341R станет идеальным решением для высокотехнологичных офисов и сферы финансов. Монитор разработан для отраслей, где большие дисплеи занимают центральное место в повседневной работе. 80-сантиметровый изогнутый экран предоставляет широкое и гибкое рабочее пространство, которое отлично подойдет для эффективной работы с большими объемами информации. Один дисплей EX341R с тонкими рамками прекрасно заменяет два 24-дюймовых или даже три 19-дюймовых дисплея.

Электронная книга PocketBook CoverReader добавила E-Ink чернил смартфону Samsung Galaxy S4
12 октября 2013
Новости

Электронная книга PocketBook CoverReader добавила E-Ink чернил смартфону Samsung Galaxy S4

Компания РocketВook презентовала прототип уникального устройства – PocketBook CoverReader - на международной выставке IFA в Берлине. Устройство PocketBook CoverReader, одна из наиболее интересных и знаковых новинок гаджет-технологий этого года, представляет собой тонкую и легкую книжку со встроенным E-Ink экраном, выполненную в формате обложки для смартфона Samsung Galaxy S4.

Компания Acronis представляет самое быстрое решение для резервного копирования для персонального и семейного использования
19 августа 2015
Новости

Компания Acronis представляет самое быстрое решение для резервного копирования для персонального и семейного использования

Москва, 17 августа 2015 года. Компания Acronis, мировой лидер в области современной защиты данных, объявляет о выпуске Acronis True Image Cloud и Acronis True Image 2016 — новых версий своего ведущего решения для резервного копирования данных пользователей, всей семьи и домашних офисов.

Компания ASUS представила ультракомпактные компьютеры серии VivoMini VC66 на базе новейших процессоров седьмого поколения Intel Core i7
23 февраля 2017
Новости

Компания ASUS представила ультракомпактные компьютеры серии VivoMini VC66 на базе новейших процессоров седьмого поколения Intel Core i7

В аппаратную конфигурацию новинки входят оперативная память стандарта DDR4 и до трех накопителей памяти — твердотельного накопителя с интерфейсом M.2 и двух 2,5-дюймовых дисков. Универсальные мини-ПК обладают поддержкой мониторов с разрешением 4K Ultra-HD и широким набором интерфейсов.

Обзор мультимедийного лазерно-светодиодного DLP-проектора Casio XJ-A256
19 декабря 2013
Обзоры

Обзор мультимедийного лазерно-светодиодного DLP-проектора Casio XJ-A256

Проектор относится к серии Green Slim, первые модели которой Casio выпустила три года назад и продолжает совершенствовать до сих пор. Само название серии отражает основные достоинства устройства. Во-первых, в модели применяется гибридный лазерно-светодиодный источник света, более экологичный и экономичный, чем газоразрядные лампы. Он не содержит ртуть и служит до 20000 часов с возможностью круглосуточной работы.

Seagate выпускает первый жесткий диск корпоративного класса на 16 тб и предлагает накопитель Ironwolf той же емкости для систем NAS
4 июня 2019
Новости

Seagate выпускает первый жесткий диск корпоративного класса на 16 тб и предлагает накопитель Ironwolf той же емкости для систем NAS

Компания Seagate Technology, мировой лидер в области решений для хранения данных, объявила о массовых поставках гелиевого жесткого диска корпоративного класса Exos® X16 с рекордной емкостью 16 ТБ. Диск обладает высокой производительностью и позволяет экономически выгодно и эффективно управлять постоянно растущими объемами данных в центрах хранения и обработки данных. Кроме того, Seagate обновила линейки накопителей для систем NAS IronWolf и IronWolf Pro новинками емкостью 16 ТБ.

LED-телевизор Hyundai H-LED32V14: можно смотреть даже вверх ногами!
1 февраля 2012
Новости

LED-телевизор Hyundai H-LED32V14: можно смотреть даже вверх ногами!

Когда встает вопрос выбора современного доступного телевизора, многим любителям кино часто приходится идти на компромисс, отказываясь от тех или иных действительно значимых функций. С Hyundai вам не придётся выбирать из нескольких неполноценных вариантов. C новой моделью телевизора Hyundai H-LED32V14 вы можете получить всё самое необходимое по доступной цене.

Пресс-конференция на тему: «Тренды и тенденции развития MDS услуг в 2016-2017 гг.»
17 февраля 2017
Обзоры

Пресс-конференция на тему: «Тренды и тенденции развития MDS услуг в 2016-2017 гг.»

16 февраля в Москве состоялась совместная пресс-конференция компании KYOCERA Document Solutions и аналитического агентства IDC, ведущего поставщика информации и консультативных услуг на рынке информационных технологий, телекоммуникаций и потребительской техники. Главной темой обсуждения стали последние аналитические данные и новейшие тенденции в развитии российского и международного рынков услуг по системам управления и документооборота MDS в B2B-секторе.

Leef и «Связной» делают специальное предложение студентам и школьникам: карты памяти microSD и флеш-накопители Leef Surge
30 августа 2013
Новости

Leef и «Связной» делают специальное предложение студентам и школьникам: карты памяти microSD и флеш-накопители Leef Surge

Москва, 27 августа 2013 г. — компания Leef Ltd., известный производитель миниатюрных карт памяти и компактных флеш-накопителей, и ведущий российский ритейлер электроники, компания «Связной», объявляют о совместной акции. В августе и сентябре посетители салонов «Связной» смогут приобрести выпущенные ограниченным тиражом эксклюзивные карты памяти формата micro SD и флеш-накопители Leef Surge с записанным на них контентом, предназначенным для школьников и студентов.