Из всего спектра офисных устройств копировальная и печатная техника требует, пожалуй, самого ответственного подхода. Современные машины сложны и разнотипны, что подразумевает непростой выбор. Цена же ошибки достаточно велика — перерасход средств, недостаточно удобная и производительная работа, проблемы с обслуживанием и т.д. В любом случае при осмысленном подходе к проблеме покупки и эксплуатации у рядового пользователя возникает множество вопросов, найти компетентные ответы на которые не всегда просто.
Именно по этой причине мы решили в очередной раз побеседовать с представителями торгующих и производящих организаций, чтобы хоть как-то прояснить ситуацию. Вопросы задавали однотипные: как выбрать копир, как его обслуживать, почему стоит обратить внимание на ту или иную торговую марку, какие новые технологии появились и какие скоро появятся?
ТИПЫ УСТРОЙСТВ
Аналоговый копир. Копировальный аппарат с оптическим способом переноса изображения. В большинстве своем недорогие устройства для невзыскательных пользователей. С точки зрения выполнения простых (типичных) операций мало в чем уступают цифровым. Часто подобные машины и расходные материалы к ним продают по демпинговым ценам.
Цифровой копир. Копировальный аппарат с цифровым способом обработки данных (сканирование и печать), но без возможности модернизации до многофункционального устройства.
Многофункциональное устройство. Под этим термином мы будем подразумевать аппарат (естественно, цифровой), способный выполнять функции, связанные не только с копированием (принтера, факса, сканера или другого устройства). При этом учитываются возможности машины в максимальном оснащении.
Документ-система. В нашей табели о рангах — «высшая ступень эволюции». В максимально оснащенной версии устройство представляет собой «комбайн», готовый справиться с любыми заданиями, связанными с обработкой, отправкой, приемом и хранением документации. Обязательным условием становится наличие жесткого диска и развитых средств коммуникации.
Александр ЧАЙКА, исполнительный директор компании «Тритон» (техника Kyocera, Konica Minolta, Nashuatec)
— Наверное, излишне говорить, что беспроблемная и экономичная эксплуатация копировальной техники вряд ли возможна, если последняя покупалась наобум, без обдуманного подхода. Стараясь помочь нашим клиентам сделать выбор, мы задаем довольно много вопросов, прежде чем предложить определенную модель. Бывают случаи, когда покупатель вполне осознанно желает приобрести конкретную машину — переубеждать его никто не будет, ведь и отвечать за просчеты ему придется самостоятельно.
— Что прежде всего необходимо знать, отправляюсь за такой покупкой?
— В первую очередь это количество бумаги, «потребляемое» офисом за некий отчетный период. Конечно, ежемесячный объем копирования — не единственный фактор, но очень важный: аппарат, работающий с перегрузкой, способен стать источником постоянных проблем.
— Что еще нужно знать, выбирая копировальный аппарат?
— Полезно заранее определиться с форматом (А3 или достаточно А4), производительностью (скорость печати/копирования), подключением (будут ли копир подключать к компьютеру как принтер). К слову, если такое подсоединение запланировано, остаются варианты: либо делать это сразу, либо позднее (например, сейчас бюджет не позволяет). Нужны ли дополнительные функции: автоподатчик документов, дуплекс (устройство для автоматической двухсторонней печати), факс, финишер, сетевая печать, функция полноцветной печати? Что будут копировать на машине? Куда ее будут ставить?
Последний вопрос подразумевает разные подходы к эксплуатации техники. Например, в некоторых компаниях предпочитают персональный принтер на каждом рабочем столе. Понятно, что в данном случае многофункциональный «цифровик» не устроит (он занимает слишком много места). Иногда же удобен именно полнофункциональный высокоскоростной аппарат (скажем, когда в одном помещении работает много менеджеров или секретарей). Еще один вариант — разделить пользователей на группы 1-5 человек и установить для каждой по машине средней или низкой производительности.
— Существуют ли какие-нибудь типичные ошибки, совершаемые покупателями?
— Пожалуй, нет. Сейчас пользователи достаточно компетентны и хорошо представляют, на что могут рассчитывать. Некоторые решения на первый взгляд кажутся ошибочными, но по сути такими не являются, а просто соответствуют политике покупателя. Тот же пример: если сотрудникам сподручнее иметь принтер на каждом столе плюс миниатюрный копир, они не станут покупать один «центральный» аппарат взамен всех персональных, поскольку согласны переплачивать за удобство, а вовсе не потому, что не подозревают о возможности сэкономить на офисной технике.
Действительно, ошибочной стоит признать чрезмерную преданность какой-либо определенной торговой марке. Бывает, что человек очень доволен копиром, прослужившим ему лет десять, и убежден в превосходстве машин именно этого производителя. Стоит отметить, что сейчас, когда поколения и модификации сменяются очень быстро, подобная приверженность только мешает — полученный пользовательский опыт вряд ли пригодится, а техническую информацию о полюбившейся модели (например, о надежности и стоимости владения) нельзя слепо переносить на все остальные продукты данной марки. Скажу больше: линейки любого производителя содержат «бестселлеры» и менее удачные модели, уступающие конкурентам по надежности или экономичности, или набору пользовательских функций и дополнительного оборудования. Иными словами, выбор брэнда при правильном подходе отходит на второй план.
— С какой периодичностью стоит обновлять офисную технику?
— Как обычно, существуют две крайности: желание выжать из старого копира «последние соки» или, следуя всем веяниям прогресса, пытаться угнаться за модой. Естественно, истина где-то посередине. Принимая решение об обновлении, нужно учитывать, что новая техника может предоставить новые функциональные возможности (будут ли они использоваться?) и стоимость владения в отношении имеющегося аппарата. Исходя из этого, и стоит принимать решение: почтенный возраст — не всегда помеха. В некоторых случаях будет разумным даже потратиться (в разумных пределах) на «оживление» старой машины, если она сломалась, несмотря на необходимость купить новую, — всегда удобно иметь «запасной» аппарат. Ведь основной может выйти из строя, да и профилактическое обслуживание не станет помехой для нормальной работы офиса: когда вокруг сервисного инженера, «колдующего» над полуразобранным устройством, собирается толпа «страждущих», дискомфорт испытывают все.
Если же говорить именно о замене, стоит учесть еще два фактора. Во-первых, современный многофункциональный аппарат, способный заменить принтер, позволит снизить совокупные затраты на печать и будет удобнее в эксплуатации, чем его «престарелые коллеги». Во-вторых, у каждой машины есть ресурс, он указан в технической документации, и цифры эти берутся не «с потолка» — по истечении некоторого срока экономически целесообразно списать технику в утиль. Обобщая и усредняя, можно сказать, что в большинстве случаев оптимальный период обновления составляет около пяти лет.
— Допустим, выбор сделан, что дальше?
— Дальше, как бы банально это ни звучало, необходимо установить и запустить аппарат (в нашей компании данная услуга входит в его стоимость). Как показывает опыт, не все понимают, что подобные технические действия стоит поручить специалисту. Самостоятельный неправильный запуск часто приводит к механическим повреждениям, а это случай не гарантийный.
После установки и запуска начинается процесс подключения к компьютеру и инсталляция драйверов. Конечно, с этой процедурой в большинстве случаев пользователь может справиться самостоятельно. Тем не менее достаточно часто мы сталкиваемся с тем, что неправильно установленная или настроенная операционная система не позволяет корректно подключить оборудование. Приходится перенастраивать ОС.
Решив вопрос с установкой и подключением, мы обычно предлагаем заключить договор на обслуживание. Оплатив эту услугу, клиент избавляет себя от необходимости самостоятельно обслуживать свой аппарат и забот, связанных с покупкой каких-либо деталей, материалов и пр. Специалист компании более ответственно и профессионально выполнит работу: вовремя проведет регламентные процедуры, своевременно закажет и заменит изношенные детали или, напротив, предложит не менять еще работоспособные, но формально подлежащие обновлению.
— Каковы условия подобного соглашения?
— Пример типичного контракта: сервисный инженер приезжает в офис клиента раз в месяц, проводит необходимые работы (например, чистит механизм) и дает заключение о том, какие детали подлежат замене.
— Откуда взялся такой интервал обслуживания? Он одинаков для машин разных классов?
— Если аппарат выбран правильно и эксплуатируется в соответствии с рекомендованной производителем нагрузкой, необходимость регулярного обслуживания возникает приблизительно с такой периодичностью. Если же машину перегружают, возникают нештатные проблемы, и инженер будет вынужден приезжать чаще.
— А как оплачиваются подобные услуги?
— Клиент оплачивает годовое обслуживание, внося деньги либо ежеквартально, либо сразу за год. Кроме того, мы можем предложить пробный контракт на один квартал.
— Иными словами, даже если технику эксплуатируют неправильно и мастер вынужден регулярно совершать внеплановые поездки, сумма платежа останется неизменной?
— В принципе это конфликтная ситуация, и разрешается она в процессе переговоров. Вообще говоря, если техника начинает «сыпаться», не выдерживая нагрузок, для самого клиента будет выгодно сменить ее на более подходящую: себестоимость копии и затраты на ремонт снизятся. Да и время простоя по причине неисправностей тоже нужно учитывать.
Наша задача в данном случае — объяснить положение и порекомендовать нужный аппарат. Конечно, настаивать мы не имеем права, да и не можем, поэтому если никаких мер клиент не принимает, будем обслуживать «проблемный» копир до тех пор, пока связаны условиями договора. Но хорошо подумаем, заключать ли контракт на следующий год.
— Вероятно, при регулярном и квалифицированном обслуживании копир прослужит дольше и от такого контракта получится даже некая финансовая выгода?
— На этот вопрос ответить очень сложно. Конечно, регулярное обслуживание увеличит срок жизни аппарата и может предотвратить случай, когда небольшая поломка станет причиной более серьезных. Главное же, что получает в данном случае клиент — безотказную и надежную работу машины при минимуме внимания со стороны офисного персонала.
Что касается финансового выигрыша, он, пожалуй, возможен при эксплуатации в тяжелых условиях. Напомню, что к ним относятся: интенсивная работа с повышенными нагрузками, в пыльном помещении, в помещении, где курят и т.д. и т.п.
— Как известно, подобная форма контракта не единственная. Например, в Европе популярна схема, когда клиент платит обслуживающей компании фиксированные деньги за каждую сделанную на машине копию, а уж она решает все проблемы без финансового участия клиента. В России подобное практикуется?
— Мы предлагаем и такие услуги, но пока подобных контрактов мало. Дело в том, что такая схема становится взаимовыгодной в случае эксплуатации высокопроизводительных машин, у нас же часто предпочтения отдают нескольким, но менее мощным.
Владимир Юрьевич НЕБАРАКОВ, генеральный директор компании «Слэш, Лтд.» (техника Konica Minolta)
— Что вы можете сказать о проблеме выбора копировального аппарата?
— Выбор сейчас нелегок: на рынке представлена техника большого числа производителей, каждый из которых предлагает достойный и качественный товар. Рассказать обо всех брэндах нет возможности, поэтому остановлюсь лишь на том, чем примечателен наш — Konica Minolta.
Техника под этой маркой всегда отличалась прогрессивностью и достойными эксплуатационными показателями. Вот исторический пример: Konica и Xerox — единственные компании, прошедшие в советское время аттестацию на соответствие нормам по эмиссии озона и соответственно поставлявшиеся в нашу страну. В общем, опыта работы в России Konica Minolta не занимать.
Кстати, вопросам экологии уделяется достойное внимание и поныне. Продолжая тему озона, добавлю, что фильтр для его улавливания входит в стандартный сервисный комплект — без его замены машина будет неработоспособна. Цена такого набора меньше, чем стоимость одних только остронеобходимых запасных частей по отдельности, так что, покупая его, пользователь заботится о здоровье персонала, соседствующего с машиной, не в ущерб экономии. Казалось бы, незаметное достоинство (озоновый фильтр в составе набора), однако, как показывает практика, при эксплуатации техники большинства других брэндов он остается без внимания.
Также хотелось бы отметить, что по ресурсу расходных материалов некоторые модели Konica Minolta значительно превосходят технику других брэндов. При этом стоимость их невелика.
В заключение хочется еще раз подчеркнуть — все компании-производители достигли высокого уровня и предлагают качественный и современный товар.
— На каком же предложении остановиться?
— Думаю, выбирать стоит не столько технику, сколько компанию, с которой предстоит сотрудничать в дальнейшем. Нужно иметь в виду, что не каждая российская, а тем более московская компания способна предоставить полный комплекс услуг.
— Что под этим подразумевается?
— Мы доставляем купленный аппарат, устанавливаем его, обеспечиваем гарантийное обслуживание. Его длительность может составлять от года до трех лет при условии заключения сервисного контракта. Немногие компании способны похвастать таким сроком.
Особая гордость нашей фирмы — обслуживающий персонал. У нас есть собственный учебный центр, работающий под эгидой Московской академии государственного и муниципального управления и Комиссии по оргтехнике, офисному оборудованию и компьютерному обеспечению бизнеса Совета предпринимателей при мэре и правительстве Москвы. Здесь мы готовим инженеров для московских и региональных компаний. По окончании обучения выдается соответствующий сертификат. Наши специалисты прошли обучение на Konica и тоже имеют сертификаты, подтверждающие право обслуживать и проводить курсы по вопросам сервиса техники Konica.
К слову, мы уже более 12 лет работаем на российском рынке и являемся официальным дистрибьютором Konica Minolta в России. Наша дилерская сеть охватывает практически все основные регионы России и ближнего зарубежья. Имеем огромную клиентскую базу в Москве и Московской области. Также у нас есть лицензия ФСБ на работу в организациях, имеющих государственную тайну.
— Хотелось бы подробно остановиться на трехлетней гарантии — как-никак, срок немалый. Понятно, что этот факт говорит об уверенности в технике и о ее высоком уровне, но насколько это выгодно конечному потребителю? Иначе говоря, в гарантийный период пользователю приходится ограничивать свою свободу, например, применять только оригинальные расходные материалы, прибегать к услугам авторизованных сервисных центров и т.д.
— Особой разницы в стоимости обслуживания в гарантийный и послегарантийный период в данном случае нет. Расходные материалы для Konica Minolta продаются только оригинальные (других попросту нет), так что права покупателя никак не ущемляются.
— Какие новые и интересные программы может предложить клиенту ваша компания?
— Одна из них — аренда офисной техники. Выглядит это так: в зависимости от запросов клиента и в соответствии с особенностями его бизнеса составляется индивидуальный договор, на основании которого ему в пользование передается аппарат. Никакой залог вносить не нужно, единственное обязательство — оговоренный минимальный объем копирования. В дальнейшем все заботы о машине (она остается в собственности компании) лежат на нас, клиент же просто оплачивает каждую сделанную на аппарате копию.
Другие, но не менее интересные программы связаны с комплексным подходом к решению задач. Например, мы готовы оснастить офис необходимым набором техники что называется под ключ. Установить или модернизировать ПК, провести и отладить локальные сети, телефонизировать помещения, установить шредеры, ламинаторы и т.д. и т.п., то есть превратить любое замкнутое пространство в полностью готовый к «заселению» офис. Хочу отметить, что компьютеры мы используем не только готовые, но и собираем их сами. На эти работы у нас есть лицензии.
Михаил Валерьевич ВДОВЫКО, менеджер по продукции и маркетингу департамента офисного оборудования московского представительства Toshiba
— Первый и традиционный вопрос: как вы порекомендуете подходить к выбору копировального аппарата?
— Сначала определиться с тем, что, собственно, вы хотите от него получить. Далее следует переключиться на поиск компании, хорошо зарекомендовавшей себя на этом рынке.
— Совет хороший. Но как неподготовленному человеку, перед которым внезапно возникла необходимость такой покупки, рассчитать свои запросы? Ведь зачастую копир покупают после поломки старого, уже успевшего к своей кончине безнадежно устареть. А значит, и пользователь вместе с ним «отстал от жизни». Да и с поиском надежной компании не легче...
— В таком случае начинают с самого главного: выясняют объем копирования/печати в настоящее время и делают прогноз на ближайшие год-два (вероятнее всего, документооборот вырастет вместе с бизнесом). Хорошо бы узнать мнения людей, непосредственно работающих с копиром. Наверняка они отметят и недостатки, и необходимые, но отсутствующие функции, и прочие нюансы. Все это поможет определить круг работ, выполняемых на аппарате, и понять, нужен ли модуль для автоматического двухстороннего копирования (дуплекс), финишер-брошюровщик, финишер-степлер, дырокол и т.д.
Насчет выбора компании. Естественно, необходимо собрать информацию о предполагаемых партнерах, ведь, скорее всего, одной только сделкой купли-продажи дело не ограничится — в течение долгого времени придется решать вопросы сервиса, покупки комплектующих, «расходников», а в будущем, вероятно, и продажи устаревшей машины. Кроме информации о ценах и услугах, стоит поинтересоваться статусом компании партнера. Обычно координаты официальных дилеров есть на сайтах представительств производителей офисной техники (между прочим, часто публикуют списки не только «белых», но и «черных» продавцов).
— К слову, что вы можете сказать по поводу «серой», нелегально ввезенной техники?
— К сожалению (или к радости), сказать по этому вопросу нечего: по нашим данным, «серой» Toshiba на российском рынке нет, а информацией по другим маркам мы не располагаем.
— Что же, такое положение дел — один из поводов обратить внимание на Toshiba. А чем еще вы можете похвастать?
— Во-первых, техника «Тошиба» отлично зарекомендовала себя как надежная и простая в обслуживании. Такую информацию сложно подкрепить какими-либо техническими выкладками, это отзывы конечных пользователей и дилеров, продающих и обслуживающих наши аппараты.
Во-вторых, передовые технологии. На данный момент мы самостоятельно разрабатываем и внедряем в нашу продукцию новаторские решения. Это касается как непосредственно аппаратов, так и дополнительного оборудования к ним.
— Насколько, по-вашему, востребованы все эти электронные улучшения? Взять для примера тот же факс — часто индивидуальный аппарат стоит дешевле, чем опция для многофункционального копира.
— Все зависит от задач, решаемых посредством аппарата. Да, обыкновенный струйный факс, работающий с форматом А4, стоит дешевле, но не предоставляет и части тех возможностей, которые дает копир, оснащенный опционным контроллером. А ведь отдельный аппарат со схожим набором функций и «способностей» отнюдь не дешев. Как правило, у крупных компаний потребность в подобном факсе есть всегда. В ближайшее время E-mail сильно потеснит этот канал обмена информацией, но пока говорить о его отмирании рановато.
— Что нового ожидает нас в скором времени, каковы перспективы развития копировальной техники?
— Сейчас уже можно уверенно сказать, что ближайший виток «эволюции» пройдет под девизом «Цвет — в офис». Если у нас еще не закончен переход к «цифре», то в Европе уже вовсю движутся к цвету. Типичный аппарат ближайшего будущего — цифровое МФУ с лазерной или светодиодной технологией, способное недорого печатать монохромные документы (с себестоимостью узкоспециализированной машины) и столь же недорого — полноцветные, пусть и не с идеальным качеством, достигаемым современными профессиональными аппаратами. Естественно, что и стоить такой копир должен ненамного дороже (процентов на 20) современного монохромного со схожими производительностью и ресурсом.
— Когда подобные аппараты поступят в продажу, и действительно ли затраты на их эксплуатацию не превысят привычных пределов?
— Да, не превысят, причем такие модели уже есть. Если говорить о Toshiba, то это e-STUDIO 3511 и 4511; у нас они появятся на прилавках в марте этого года. Говорить о цене пока рано, но думаю, что она будет привлекательна. Ожидается появление и других новых моделей.
Еще одна интересная технология — e-BRIDGE. Заключается она в том, что аппарат поставляется уже с возможностью печати, сканирования и хранения документов на жестком диске машины, иначе говоря, в полнофункциональном виде. Все контроллеры и устройства находятся на одной материнской плате. Это снижает себестоимость и увеличивает надежность. Однако поставлять такие машины предполагается в разных версиях — часть функций будет работать в демо-режиме. Пользователь сам убедится в их нужности и при необходимости докупит право на их использование (для активации достаточно электронного ключа).
Светлана Борисовна ОСИНА, технический консультант отдела продаж компании «Бьянка» (техника Konica Minolta)
— Современный копировальный аппарат — довольно сложное устройство и «заочно» разобраться во всех его функциях и особенностях не так-то просто, тем более неспециалисту. Чаще всего покупатель остро нуждается в помощи грамотного консультанта. Как вы помогаете своим клиентам осуществить столь нелегкий выбор?
— Задача действительно непростая и для покупателя, и для нас. Конечно, бывают случаи, когда клиент уже имеет некое сформировавшееся мнение, но даже в этом случае мы стараемся отработать «полную программу» и прояснить основные (наиболее принципиальные) моменты: определить нагрузку — от нее будет зависеть класс и производительность модели, очертить круг решаемых задач и подобрать соответствующие опционные устройства. Надо отметить, что уровень технической грамотности сейчас достаточно высок и особых проблем не возникает — по крайней мере люди неплохо представляют «что почем».
Особый сегмент рынка — полноцветная печать. Здесь не проходят типовые решения или телефонные консультации, подобные аппараты необходимо показывать в индивидуальном порядке. Собственно, в большинстве случаев такие покупки делают профессионалы, отлично знающие, чего хотят. Наше участие сводится в первую очередь к демонстрации образцов (часто покупатель просит распечатать свои файлы) и к дальнейшему техническому сопровождению.
— Полноцветная печать сейчас входит в моду и интересна многим. Наверное, у Konica есть какие-то новые разработки в этом направлении?
— Одна из таких новинок продается вот уже четыре месяца. Машина очень интересная и, как мы считаем, перспективная, поскольку занимает уникальный сегмент рынка. С одной стороны, это не бюджетный офисный аппарат, с другой — не стоит тех безумных денег, что просят за мощный студийный/ издательский копир/ принтер.
Поясню современную ситуацию на рынке. Есть доступные и производительные машины для работы с бизнес-графикой, однако они не обеспечивают полиграфического качества оттисков, а для многих это принципиально. Есть студийные «станки», гарантирующие высокое качество копии, но лишь в ущерб производительности. Стоят такие машины подороже, но тоже вполне приемлемо. Для тех, кто хочет совместить и качество, и скорость, предназначены комплексы, занимающие помещение размером больше среднего. Обойдется такая техникав в несколько сотен тысяч отнюдь не «условных» единиц...
Наша новая машина хороша тем, что находится в промежуточном положении между двумя верхними классами, разрыв между которыми, как мы уже выяснили, очень велик. Модель называется Konica Minolta 8050, печатает 50 полноцветных копий в минуту. Версия с принт-контроллером стоит около 45 тысяч евро. Это оригинальная разработка компании, и ее не предлагают под другими брэндами. Среди технических особенностей — однопроходная технология с четырьмя независимыми блоками печати, каждый из которых построен по собственной лазерной схеме. Нанесение тонера на бумагу — через ленту переноса.
Потенциальные покупатели — крупные корпорации, способные позволить себе полноцветную документацию и копировальные салоны. Особо хотелось бы отметить низкую себестоимость копии у этого аппарата. Экономичность обусловлена продолжительными межсервисными интервалами (период основных циклов 100 и 200 тысяч копий) и удобной схемой продажи запчастей — для каждого ТО предназначен определенный набор (РМ-кит), включающий в себя все необходимое. Стоит он заметно дешевле, чем входящие в него комплектующие, приобретенные по отдельности. Кроме того, исчезает соблазн «сэкономить» на какой-нибудь «не важной» детали (к чему это приводит, хорошо известно).
— А как лучше организовать обслуживание приобретенного аппарата?
— У нас существуют несколько типовых схем и, скажем так, наработки, позволяющие выбрать оптимальную из них и тем самым сэкономить деньги клиента. Практика показывает, что в случае копира малой или средней производительности и не слишком большой нагрузки наилучший вариант — схема с фиксированной ежемесячной платой. Кроме фиксированного тарифа, придется оплачивать расходные материалы и запчасти, зато все возможные работы уже включены в стоимость.
Такой вариант договора подходит и нам, и потребителю. Однако в ряде случаев нашим партнерам удобнее работать по-другому. В первую очередь речь о компаниях, продающих копии. Для правильного построения бизнеса им необходимо максимально точно знать себестоимость отпечатка и быть уверенными в ее стабильности. Таким запросам отвечает «покопийный договор». При его заключении клиент оплачивает по рассчитанному и прописанному в договоре тарифу каждый отпечаток, а все расходы на содержание машины (выезд мастера, покупка «расходки» и запчастей, внеплановый ремонт и т.п.) берет на себя обслуживающая организация. Кроме салонов, такой контракт предпочитают многие работающие у нас иностранные компании, для них он привычнее.
С точки зрения экономической целесообразности обе эти схемы абсолютно равнозначны (по крайней мере в нашем случае). Но психологически «легче» первая, так как расходы на печать «завуалированы» и оттого менее заметны.
— А что вы скажете по поводу такой «формы обслуживания», как проведение работ своими силами?
— Есть и такие примеры. Типичный из них — организация со штатным инженером. Естественно, в таком случае особых проблем не возникает. Но бывает и по-другому. Не будем рассматривать ситуации, в которых обслуживание дорогой машины по сложно объяснимым причинам доверяют непрофессионалу — у нас свободная страна, и каждый волен распоряжаться собственностью по своему усмотрению.
Разумнее обсудить другой случай: часто покупатель просто вынужден отказаться от фирменного сервиса. В самом деле, не возить же копир в областной центр, да и командировки инженера влетят в копеечку. Таким покупателям мы идем навстречу и не настаиваем на своем обслуживании даже в гарантийный период. А чтобы хоть как-то помочь и облегчить положение, оказываем всяческую информационную поддержку — предоставляем техническую документацию, проводим телефонные «on-line» консультации и т.д. Однажды похожим образом запускали копир «по телефону» в течение двух недель — запустили-таки. В общем, при наличии цивилизованного подхода можно достойно выйти из любой ситуации.
— Есть ли у вас какие-нибудь универсальные советы для всех без исключения пользователей офисной техники?
— Такой совет есть — читайте инструкцию по эксплуатации: это не всем интересно и не для всех легко, но необходимо. В любом случае всенародно любимый «метод тыка» применять не стоит. Если инструкция не выручила, звоните дилеру — вам помогут.
Владимир Николаевич МОРОЗОВ, старший менеджер компании «Верт» (техника Panasonic)
— Чем примечательна копировальная техника Panasonic?
— Пожалуй, своей многофункциональностью. Вот уже два года все копиры Panasonic, работающие c форматом А3, стандартно комплектуются контроллерами GDI-печати и сканирования. Аппараты многих других брэндов снабжаются этими устройствами за дополнительную плату. Зачастую приходится покупать еще и крышку оригинала.
— Наверное, стоимость всех этих устройств попросту включена в базовую, и клиент платит за них «по умолчанию»?
— Не совсем так. Цена этих машин соответствует уровню их класса, заданному менее оснащенными аппаратами. Правда, сэкономить еще больше, купив «голую» модификацию, способную только копировать, не удастся — таких попросту нет. Впрочем, желающие приобрести именно копир, без возможности сканирования и печати, обычно очень быстро осознают необходимость этих функций и уж тем более не жалеют об их наличии.
Дело не только в удобстве — приняв нагрузку, с которой приходилось справляться недорогому принтеру, копир-принтер помогает здорово сэкономить, ведь вместо довольно дорогих картриджей нужно будет приобретать в несколько раз более дешевые тубы с тонером.
Что касается сканера — этим устройством очень довольны строительные и проектные организации. Дело в том, что им приходится много работать с чертежами, схемами, планами и прочими подобными документами. Естественно, часто возникает потребность перевести их в электронный вид, с чем наши аппараты легко справляются, обеспечивая достаточное качество, превосходную скорость и удобство.
— Каким образом вы помогаете клиенту выбрать нужный ему копировальный аппарат?
— Самое главное — определиться с нагрузкой. Если покупатель не знает, каков объем документооборота в его организации, мы стараемся выяснить это, задавая наводящие вопросы. Как правило, удается. Цель такого опроса — подобрать наименее дорогое, но оптимальное решение, ведь ошибки в любую сторону влекут одни и те же последствия — перерасход средств либо первоначально (при покупке), либо в будущем (при обслуживании).
Следующая актуальная тема — себестоимость копии. Редко кто не попросит ее подсчитать. Считаем. Причем стараемся быть в курсе цен и по «чужим» моделям, так что для сравнения можем подготовить и расширенный отчет, включающий «раскладку» по конкурентам-«одноклассникам».
Хочу подчеркнуть важность того, что мы делаем, — сам клиент обычно не в силах провести такое исследование, ведь оно требует специальных знаний о цикличности и объемах необходимых ТО. Да и чисто технически просчитать все нюансы не так-то просто, ведь чтобы получить объективную картину, приходится учитывать каждый плановый ремонт и операцию в течение всей жизни аппарата, а это ни много ни мало 60 месяцев!
— А как быть с обслуживанием?
— Вне зависимости от того, хочет клиент обслуживать машину силами нашего сервис-центра или не хочет, первый год (гарантийный) техническую поддержку он получит. Естественно, бесплатно. Еще раз подчеркну — мы сопровождаем даже «отказников»: хотя бы раз в месяц такому клиенту позвонят и поинтересуются, все ли в порядке, а если есть возможность, то и заедут. Что же касается остальных — инженер будет регулярно наведываться и проводить необходимые работы.
По истечении первого года мы предлагаем заключить договор и, если не встречаем возражений, продолжаем сотрудничать по той же схеме, но уже за деньги. Оплачивается определенный срок, за который все работы по аппарату будут производиться силами нашего сервиса (платить придется только за «расходники» и запчасти).
— От чего бы хотелось предостеречь? Может быть, были какие-нибудь поучительные случаи?
— Чаще всего проблемы возникают из-за того, что копировальные аппараты ставят где попало и как попало. В очень запыленных помещениях в первую очередь страдает фотобарабан. А при размещении на кривой поверхности тонер распределяется неравномерно, что сильно ухудшает качество печати (одна сторона отпечатка оказывается осветленной). К слову, «кривой» следует считать поверхность с отклонением от нормального уровня в 5 и больше градусов.
Типична и другая ситуация — машину ставят на край стола, ножки с него соскальзывают и вес одной стороны переносится на корпус. Если снизу у него расположены какие-нибудь подвижные детали, работа механизма нарушается, что приводит к регулярному замятию бумаги. Вся каверзность ситуации в том, что, забрав такой аппарат в сервис, ремонтник не найдет в нем неисправностей, а клиент, поставив машину на прежнее место, снова столкнется с проблемой...
Не нужно забывать и о том, что любое устройство с лазерной технологией нанесения тонера требует заземления. Некоторые копиры худо-бедно работают без него, а некоторые «отказываются наотрез». Ничего изобрести тут не получится, никакие хитрости не помогут, придется делать нормальное заземление — «экспресс-метод» (к батарее или к «нулю») не даст положительного результата.
Не стоит слишком затягивать с заменой аппарата. Официальный срок службы обычно составляет 5 лет. Как правило, именно в течение этого периода фирма сопровождает снятую с производства модель (поставляет «расходку», запчасти и т.д.), а далее имеет полное право забыть о ее существовании. Разумеется, есть исключения, да и совместимые детали и материалы сторонних производителей могут выручить, однако забывать о проблеме не стоит. Проще говоря, можно эксплуатировать и устаревшую машину, но времени и усилий на поддержание ее в «боевой» форме придется тратить больше.
— Какие интересные новинки от Panasonic стоит ожидать в ближайшее время?
— Одна из таких разработок — небольшой настольный лазерный копир производительностью около 6 страниц в минуту. Это будет цифровой аппарат, способный также выступать в роли принтера. Хочу отметить, что в настоящее время класс сверхкомпактных моделей развит слабо — аналогов у нашей машины практически нет, особенно если учесть ее многофункциональность.
Если говорить о цвете, то в ближайшее время мы ожидаем появления новых полноцветных лазерных принтеров формата А4. Это будут KX CL-500 и KX CL-510, оба сетевые, один с дуплексом, другой без, производительность — 20 черно-белых страниц в минуту или 16 цветных. В данный момент модели проходят сертификационные испытания и должны попасть на прилавки весной текущего года. К слову, примерно тогда же станет доступен и мини-копир.
Что касается полноцветных копиров — у «Панасоника» они есть, но в Россию пока не поставляются.
Дмитрий Евгеньевич ЗАЙЦЕВ, коммерческий директор компании «Копи-Лайн» (техника Ricoh, Konica Minolta)
— Как бы вы посоветовали подходить к покупке копировального аппарата?
— Если покупатель впервые сталкивается с необходимостью такого выбора, то самый надежный способ — обратиться в компании, специализирующиеся на продаже копировальных машин. Здесь не только помогут принять правильное решение, но и дадут ответы на те вопросы, которые, возможно, не возникнут при самостоятельной покупке. Настоятельно не рекомендуем приобретать технику в компьютерных и мелкооптовых супермаркетах, рассчитанных на так называемую «продажу коробок». Там обычно представлены модели низкой производительности, подходящие разве что для личного или «домашнего» применения. Такая техника не предназначена для работы в офисе и не может отвечать современным требованиям бизнеса.
— А что вы посоветуете опытным пользователям?
— Даже если вы уже имеете опыт «общения» с копирами, обращение в специализированные дистрибьюторские компании не будет лишним. Дело в том, что копировальная техника развивается стремительно, ведущие производители, такие, как Ricoh, выпускают «свежие» модели чуть ли не каждый год.
Новинки отличают не только увеличенные скорость и ресурс — они несут в себе новые функции и возможности, которые еще совсем недавно были либо недоступны, либо очень дороги. Примеры: сканирование в электронную почту, Интернет-факс, сетевое сканирование и печать, автоматическая сортировка документов и т.д. Чтобы задействовать эти функции, не требуется установка дополнительного программного обеспечения, управление производится с помощью больших графических дисплеев, а администрирование — привычными IT-специалистам способами через web-интерфейсы.
— Какими новыми технологиями может похвастать Ricoh?
— С 2001 года компания Ricoh выпускает технику, построенную по технологии Ground Work. Все части многофункциональных устройств управляются одним процессором, используют общую память и сетевые интерфейсы, благодаря чему появилась возможность обмена данными и значительно снизилась стоимость техники.
Сейчас мы предлагаем покупателю уже третье поколение таких машин. Новейшая техника способна удовлетворить все запросы профессионалов, при этом она проста в эксплуатации.
— Как советуете подходить к выбору моделей внутри линеек того или иного производителя?
— Если в компании значительный документооборот, задействовано большое количество копиров, принтеров и факсов, рекомендую взять на вооружение какую-нибудь из современных методик оценки стоимости владения и эффективности использования, например, TCO, TEI, Balanced Scorecard или т.п. Конечно, проведение полномасштабных исследований — процесс долгий и дорогостоящий, но сделать небольшой мониторинг документооборота по этим схемам по силам любому руководителю IT-департамента. Так, методика TCO (совокупная стоимость владения) поможет оценить затраты предприятия на документооборот. Ну а представители производителей техники всегда предложат пути их сокращения. Нередки случаи, когда замена парка устаревшей техники на новую, с соответствующими затратами, приводит к реальной экономии в отнюдь не далекой перспективе.
Хотел бы отметить, что очень остро проблема выбора стоит в государственном секторе, где закупки производятся централизованно, на основе конкурсных торгов. В подавляющем количестве случаев тендерные задания не учитывают современных требований к функциям копировальной техники, к стоимости ее обслуживания и не соответствуют документообороту конечного подразделения. А поскольку документация проходит очень долгую процедуру согласований, изменения в ней практически невозможны — в результате госучреждения получают нефункциональную, часто морально устаревшую технику. Это, в свою очередь, отрицательно сказывается на работе подобных организаций, с чем каждый из нас периодически сталкивается.
— Наверное, и вам приходилось иметь дело с подобной несуразицей?
— Вот пример. Недавно российское законодательство пополнилось новыми актами, регламентирующими применение копировальной техники. В них, в частности, запрещается работать с копировальной техникой беременным женщинам, устанавливать копиры в подвальных помещениях и т.п. Почему? Да потому, что согласно данным документам современные копировальные аппараты объединены в одну группу с допотопными агрегатами, использующими для получения изображения аммиак. В связи с этим хочется рассказать об экологическом аспекте выпускаемой сейчас техники.
Ricoh — один из ведущих мировых производителей подобного оборудования. Огромное внимание уделяется защите окружающей среды — компания даже входит в первую десятку фирм по инвестициям в этом направлении. Теперешняя техника полностью соответствует российским экологическим нормативам, причем с многократным запасом.
Благодаря современной конструкции копировальных аппаратов при их работе не происходит эмиссии озона. С 2004 года в производстве расходных материалов и частей значительно (на 98 процентов) снизили содержание свинца, поливинила хлорида и хрома. К 2010 году в соответствии с Киотским протоколом планируется свести к нулю эмиссию углекислого газа.
— Чего стоит ожидать от Ricoh с точки зрения развития пользовательских возможностей?
— Одно из основных направлений разработок компаний — внедрение цвета. Новые модели предоставляют пользователям возможности цветной печати, сканирования и копирования. При этом они обладают всеми новейшими функциями черно-белых многофункциональных машин. Особенно важно, что разница в цене по сравнению с монохромными аналогами невелика и может быть частично отнесена на стоимость дополнительных цветных расходных материалов (барабанов и прочих), которые покупатель получает при покупке.
Простота эксплуатации новых машин позволяет привлекать их к офисной работе. Этому также способствуют низкая цена черного тонера и широкие возможности администрирования и ограничения доступа к полноцветной печати.
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
Автоматический выбор лотка. Аппарат выбирает лоток с бумагой нужного формата. Функция как бы дублирует автомасштабирование и, естественно, не может использоваться с ней совместно.
Автоматическое масштабирование. Если аппарат способен автоматически определить формат оригинала, он автоматически выберет нужный масштаб при указании типа бумаги (лотка для подачи).
Вставка обложек. Функция нужна, если требуется: а) получить документ с обложками из нестандартной бумаги, печать на которую возможна только через байпас; б) просто автоматически вложить их (это нужно, если вы делаете много экземпляров или хотите пристеплировать/ проперфорировать все вместе). Работает система так: в лоток прямой подачи кладут обложки (в случае готовых) или бумагу для них (если предполагается их печатать). А в автоподатчик оригиналов (или на стекло сканирования) помещают документ с образцами обложек (в начале, в конце или и там, и там — как установлено), если они нужны и не используются готовые.
Графический сенсорный дисплей. Информация отображается в текстовом и графическом (не символьном) виде. Управляющие действия производятся нажатием на соответствующие «иконки», изображенные на экране.
Группировка. Сортировка со сдвигом — сформированные в зависимости от режима группы копий укладываются в лоток со сдвигом друг относительно друга. В принципе бывают и другие варианты реализации данной функции, в том числе без финишера (например, крест-накрест). Если в двух лотках уложена бумага одного формата, но по-разному (в одном — вдоль, в другом — поперек), копир будет брать их в определенной очередности, чтобы разделить тем самым группы документов.
Дуплекс. Устройство для автоматической печати на обе стороны листа.
Жесткий диск (HDD). Используется для хранения часто используемой документации в электронном виде. В большинстве случаев установка винчестера позволяет организовать обмен данными между различными модулями устройства (сканер, факс и т.д.).
Масштабирование. Уменьшение/увеличение изображения и/или его трансформация. Функция используется, когда размеры оригинала и отпечатка различны. Большинство цифровых аппаратов позволяют растянуть или сжать изображение (XY Zoom).
Для стандартных случаев (перевод одного стандартного формата в другой) предусматривается набор фиксированных установок. В иных масштаб выбирают вручную.
Негативная копия (Invert). Негативное отображение оригинала — чисто «цифровая» функция, хотя и не связанная с памятью. Она доступна и упрощенным машинам. Суть ее такова: белый заменяется на черный, черный — на белый, светлый — на темный и т.д.
Нумерация страниц. Аппарат самостоятельно пропечатывает номера страниц на копиях. Обычно предлагается несколько установок: с какой копии начинать нумерацию (первые несколько могут быть, например, обложками), какой номер присвоить первому нумеруемому листу, как печатать цифры (просто число «-№-», число с пояснением «p.№» или страница из N «№/N», где N — общее число страниц, задаваемое вручную или определяемое автоматически) и т.д.
Отраженная копия. Зеркальное преобразование оригинала, доступное и цифровым копирам, не имеющим памяти.
Печать водяных знаков и наложений. Изображение «водяных знаков» сканируют, задают его яркость (степень прозрачности) и приступают к работе — оно будет наложено на все сделанные копии. Если задать нулевую прозрачность, режим можно применить для совмещения нескольких изображений в одно. В более простом варианте функция подразумевает печать заложенных в память изображений («Копия», «Конфиденциально» и т.п.).
Печать нескольких страниц на одной. Задавая число совместно печатаемых страниц, получают более компактные документы.
Поворот изображения. Используется в автоматическом или ручном варианте в случае, когда ориентация оригинала не совпадает с ориентацией листов в лотке.
Режимы «книга в книгу», буклетирование и т.п. Используются в соответствующих случаях и представляют собой различные варианты компоновки отсканированных страниц на распечатках.
Режимы печати (фото, текст, фото/текст). Смысл «фото»-коррекции в следующем: чтобы получались хорошие полутоновые изображения, требуется максимально точно, с минимальными искажениями, передавать отсканированный оттенок на печать.
Когда речь идет о тексте, требования другие — выводится либо «ничего», либо чистый черный. Оттенки серого появляются только как дефекты изображения и ошибки сканирования. Если копир проведет «разбор» по дискретному принципу «черное-белое», получается четкий текст, не уступающий оригиналу.
Установка «Текст+Фото» — оба режима используются поочередно. Машина сама определяет, где текст, а где фото.
Аналогичные режимы предусмотрены и на полноцветных аппаратах («карта», «копия с копии», «отпечатанное изображение», «глянцевое изображение» и т.п.).
Сортировка по лоткам. В зависимости от установок распечатки направляются в один из лотков финишера или в основной лоток устройства как напрямую (при составлении конкретного задания), так и автоматически (например, из «принтера» — в один, из «копира» — в другой).
Часто встречаются финишеры других типов. Брошюровщик — складывает листы вдвое, чтобы получать большие документы в виде аккуратных книжиц, и скрепляет их в месте переплета. Mail-box — многолотковый (порядка 10) сортировщик, позволяющий присвоить каждому пользователю/отделу индивидуальный или совместный с кем-то лоток, куда и будут выходить его распечатки. Разумеется, в ходу и другие принципы адресации.
Сдвиг изображения. Требуется, если предполагается переплет. В зависимости от того, где именно и какой ширины он будет, устанавливают величину сдвига в миллиметрах и его направление — вправо/влево и вверх/вниз.
Стирание полей и по центру. Позволяет «обрезать» лишнюю часть изображения. Для чего нужна данная функция? Если оригинал положен на стекло экспонирования не идеально, а с небольшим перекосом, это приведет к появлению черных краев на напечатанном документе. Дефект проявится в тех местах, где исходный лист не перекрыл свой формат. Если речь идет о копировании с разворота книги, о точном соответствии и речи нет. Подобный дефект проявится и в центре копии, поскольку именно на него приходится переплет. Выбрав режим («разворот» или просто «лист»), установив ширину стираемого «бордюра» и, если нужно, центра, от таких проблем избавляются.
Экспозиция и режим экономичной печати. Функция сама по себе ничем не примечательная. В зависимости от оригинала машина выберет степень затемнения/осветления автоматически или предоставит это пользователю. Экономичный режим позволяет сократить расход тонера с некоторым ущербом для качества.
Электронная сортировка. Доступна только цифровым машинам, оснащенным памятью. Многостраничный документ сначала сканируют, а затем выбирают последовательность печати копий: исходная (сортировки нет) или по группам (сначала только первые страницы, потом вторые и т.д.). Естественно, функция актуальна лишь в том случае, когда приходится делать несколько копий одного документа.
Комментарии