Искусство управления своим временем называется тайм-менеджмент. Самый простой ответ на вопрос «Зачем мне это нужно», наверное, заключается в том, что время — это одно из важнейших понятий, определяющих нашу жизнь. Все равны перед неумолимым течением времени. Все профессиональные и личные качества каждого человека, уникальные способности, компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с ограничениями, накладываемыми временем.

Не все задумывались о том, что обладают бесценным сокровищем, а точнее, личным капиталом — своим личным временем. Однако при трезвом подходе выясняется, что все мы применительно к личному времени не являемся миллионерами. Так, если вы предполагаете, что сможете поддерживать активный образ жизни еще 50 лет, то сумма капитала личного времени составит 440 000 часов. Если считать, что треть жизни уходит на сон, то остается 290 000 часов. Также следует помнить, что этот капитал невозможно восстановить, его можно только тратить с максимальной эффективностью.

Есть мнение, что в России идея организации времени не может получить широкого распространения: образ русского человека плохо сочетается с привычкой фиксировать по часам и записывать в таблицу события дня с целью... да с любой целью! А уж связывать время и деньги тем более нехарактерно для нашей культуры. Легко представить немца, который структурирует свое время. А русские скорее — люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. Жить по часам, соблюдать распорядок, порядок, технологию, точно точить одни и те же детали нам скучно, и мы на это не способны. Нам подавай что-то такое, чтоб интересно было, чтоб захватывало размахом идеи. Мы можем придумать диковинный аппарат, но соберем его криво, т.к. когда задача принципиально решена, то нам уже неинтересно вытачивать каждую деталь, докручивать каждый винт. Работать методично, день ото дня занимаясь рутиной, мы можем только через силу.

Но недостатки такого подхода видят все больше людей. И мысль о разумном расходовании времени, более привычная для западной культуры, поселяется и в русских умах. И еще с испугом, но уже внимательно нормальные разгильдяи читают рассуждения американских авторов о том, что необходимо организовывать свое время: «В противном случае вас ждет крах или меньший успех. Честолюбивые молодые люди хотят знать, как быстро добиться большого успеха. Одно из условий таково: «Организовывайте свое время. Организовывайте свои часы так, как будто это наемные работники». Время — это деньги человеческой жизни. Это подлинный человеческий капитал. Человек должен рассматривать время как деньги. Он должен тратить впустую дней не больше, чем сжег бы 20-фунтовых банкнот. Этому нелегкому правилу должен следовать каждый, кто решил добиться выдающихся результатов».

ПОЧЕМУ ВРЕМЕНИ НЕ ХВАТАЕТ?

Чтобы понять масштаб проблемы организации своего времени, следует разобраться с тем, откуда берется его дефицит. Причины нехватки времени кроются в следующем.

Необходимость торопиться. В результате не удается даже внимательно разобраться в том вопросе, который рассматривается в данный момент. В результате не учитываются альтернативные варианты решений — выбирается первый попавшийся.

Одновременно — «куча дел». Из-за этого приходится заниматься разными мелкими делами, нередко в ущерб более важным. Если не определена важность разных задач, то легко потерять из виду ключевые и наиболее перспективные вопросы.

Постоянно возникающая необходимость доделывать работу, в частности, дома. В такой ситуации время, предназначенное для отдыха или других дел, оказывается занято работой. В результате снижается работоспособность, страдает здоровье.

Переутомление. Причины этого — в постоянной спешке, отсутствии необходимого отдыха. Излишне говорить, что страдает и работа.

Суетливость. Ее причины — в неправильно организованном времени, а иногда чрезмерная суета может быть следствием характера.

Отсутствие плана работы. Это скорее личная особенность, характеризующая образ жизни.

Недостаточный интерес к работе. В результате — недостаточная эффективность труда, из-за которой и начинается нехватка времени.

ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Тем, кто уже захотел последовать этим строгим советам по повышению собственной эффективности, очень помогут законы управления временем. Особенность законов в том, что они действуют независимо от того, знаем мы о них или нет. Для экономии времени знание основных законов тайм-менеджмента оказывается более значимым, чем что-либо другое. Разумеется, эти законы предполагают, что вы находитесь в рабочем настроении; если же вы расстроены, витаете в облаках или не можете сосредоточиться, лучше сначала заняться собой, а уже потом — планированием дел.

Для эффективного выполнения задач и достижения желаемого результата важно определить, какие вопросы предстоит решить, и какие ресурсы (в том числе временные) имеются для этого. Такой подход позволяет избавляться от неважных дел или передавать их другим. Для этого предлагается такое правило: определяя планы на день, следует оставить в запасе 40%, а на остальные 60% распланировать текущие дела. Из этих 40% 20% остаются на непредвиденные дела, а 20% — т.н. спонтанное время.

Часто оказывается, что к концу дня было сделано очень много, но главные проблемы остались без внимания. Чтобы справиться с такой ситуацией, следует определить приоритетность задач, т.е. принять решение о том, что должно быть сделано в первую очередь, что во вторую и т.д.

При определении важности дел можно воспользоваться следующими принципами.

ПРИНЦИП ПАРЕТО (20/80). Это соотношение означает, что в каждом отдельном вопросе некоторые части имеют значительно больший вес, чем остальные. Так, 20% времени используется для достижения 80% результатов, а остальные 80% времени тратятся соответственно чтобы выполнить 20% дел. Таким образом, стоит сосредоточиться именно на этих наиболее эффективных 20% времени.

АНАЛИЗ АБВ. Буквами А, Б, В обозначают степень важности дел — высокая, средняя, низкая. Самые главные дела составляют 15% от общего числа, их вклад для получения окончательного результата — 65%. На менее важные дела, которые составляют 20% от общего числа дел, приходится 20% значимости в достижении цели. Относительно несущественные задачи, доля которых — 65%, определяют около 15% результата. Таким образом, получается три типа задач.

А — задачи очень важные и очень срочные, исполнять которые следует немедленно.

Б — задачи важные, но не срочные, решение которых можно передать кому-то другому или отложить, пока они не станут срочными.

В — задачи менее важные, но срочные, решение которых рекомендуется делегировать другим.

Предполагается, что неважных и несрочных дел у вас нет. Как показывает практика, если такие дела не делать, ничего страшного не произойдет.

Самая частая ошибка — выполнение задач из последней категории, в то время как важные (а иногда даже и срочные и важные) остаются невыполненными. Чтобы избежать этого, следует, планируя день, обязательно предусмотреть время для дел категории А, также включить несколько дел категории Б и по возможности уменьшить число неважных и несрочных дел.

ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА. Все-таки важность и срочность дел — относительное понятие. К тому же со временем дела меняют степень своей срочности и важности, однако всегда можно определить эти показатели для себя на какой-то определенный момент, тем более что здесь не нужна большая точность.

Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы.

А. Срочные/важные дела: необходимо выполнить самому и немедленно.

Б. Срочные/менее важные дела: здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Но т.к. она не столь важная, лучше передать ее выполнение кому-то другому; можно, наконец, сократить или вообще отказаться от ее выполнения.

В. Менее срочные/важные задачи: не обязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому, хотя обычно именно для них и не хватает времени. Чтобы все-таки их сделать, нужно выделить для них время и включить их в план. Нередко именно эти дела оказываются самыми важными для карьеры и успеха. Если бесконечно откладывать выполнение несрочных, но важных дел, они могут перейти в категорию очень срочных. Это можно сравнить с необходимостью дозаправки машины бензином: пока бензина достаточно, это задача несрочная, но когда бензина остается только на несколько километров, ее уже нельзя игнорировать.

Г. Менее срочные/менее важные дела: от этих задач следует воздержаться, иначе грозит перегрузка.

ЗАКОН ПАРКИНСОНА. Этот закон гласит, что работа занимает все отведенное на нее время. Так что если вы для создания плана на день отвели время с утра и до обеда, не рассчитывайте выполнить это за час. Если же предполагается уложиться за час, то вполне возможно, что полутора часов вам хватит.

БИОРИТМЫ И ПРИНЦИП ПОЛОТНА ПИЛЫ. При составлении плана на день следует учитывать и естественные биоритмы. Каждый знает о себе, когда у него максимальная работоспособность — с утра, ближе к вечеру или после полуночи.

Еще один фактор, на который стоит обратить внимание, — снижение эффективности труда из-за постоянных помех, то, что называют эффект полотна пилы. Он наиболее значим для тех, кому приходится часто отвлекаться без возможности влиять на эту ситуацию (например, для менеджеров по работе с клиентами). Для того, чтобы приступить к выполнению намеченной задачи, обычно требуется некоторое время на раскачку. Но как назло, когда производительность достигает максимума, раздается телефонный звонок, затем приходит другой сотрудник, с которым надо пообщаться, потом пора обедать, а после обеда напоминает о себе необходимость работы с корреспонденцией. Предполагается, что каждый раз производительность снова поднимается до максимума; на графике это выглядело бы как полотно пилы. Но в действительности появление все новых помех не дает производительности достигать максимума — она снижается. В результате работа, на которую было затрачено столько времени (каждый раз приходилось сосредотачиваться), оказывается несделанной или недоделанной.

Также есть такой момент, как изменение работоспособности в течение дня. Статистические исследования предлагают следующую модель. С утра человек, пришедший на работу хорошо отдохнувшим, полон сил и энтузиазма, его работоспособность увеличивается и перед обедом достигает своего пика. После обеда (помимо естественных биоритмов, в это время обычно требуются дополнительные силы для переваривания пищи) работоспособность уменьшается, затем снова возрастает почти до максимума, а к вечеру снижается уже безнадежно. В конце рабочего дня в среднем работоспособность примерно в два раза ниже, чем до обеда. В конкретных цифрах это можно описать так: если во время пика на некоторую работу требуется час, то в момент наибольшего снижения работоспособности она займет 2-3 часа.

Существует распространенное заблуждение насчет аврала, что в этом состоянии люди более творчески подходят к работе, что у них просыпаются скрытые резервы и таланты. При проверке этого тезиса на практике выясняется, что обычно работа, которая хорошо спланирована и продумана, получается намного лучше, чем та, которая была сделана экспромтом. Кроме того, не все показывают чудеса эффективности, когда выполняемую работу нужно было сделать вчера. Еще необходимо учитывать рекомендацию делать 5 минут перерыва один раз в час или 20 минут — каждые 2 часа.

В идеале лучше искать для себя оптимальный баланс между работой и отдыхом, чтобы не перенапрягаться. У успешных людей, на которых обычно советуют посмотреть с целью получения представлений о правильной организации работы, однотипные дела скомпонованы в общие блоки деятельности. Эффекта пилы при переключении с одного дела на другое избежать полностью не удается, но за счет объединения дел в большие блоки затем можно переключиться на деятельность другого рода, собранную в следующий большой блок, и таким образом отдохнуть.

ЧТО ТАКОЕ ОРГАНАЙЗЕР

Бизнес-органайзер — это персональная система организации времени и дел. Есть множество различных видов органайзеров. Это может быть и простой блокнот, и красивые листочки в дорогом кожаном переплете, и таблица в Exel, и мощная программа, которая сама пишет письма и звонит по телефону.

Выбор ежедневника связан со спецификой работы. Классический ежедневник — есть дневник, планировщик на неделю, на месяц, цели, затраты, проекты, которые разбиты на полезные отделы, которые помогают думать, как лучше достигать своих целей. Кто-то носит свои цели в кармашке, чтобы все время сверяться. Часто в этом случае можно найти решение, которое будет выходить за рамки системы, и получать то желаемое с меньшими затратами. Ведь если все время рассматривать свои цели, нестандартные решения будут приходить чаще. Недостатки планировщика — иногда бывает сложно найти информацию, приходится листать много страниц, чтобы вспомнить, на какой странице она записана. Есть ежедневники, где дни расписаны по часам, так что сразу можно записывать дело в нужный временной диапазон. Когда дела возникают хаотично и невозможно заранее сказать, кто позвонит или придет, можно пользоваться недатированным ежедневником, записывая в него то, что происходит, и фломастером отмечая, когда позвонить человеку, чтобы можно было пролистать несколько последних страниц и быстро отреагировать на свои заметки. Если дел не очень много, можно пользоваться ежедневником на неделю, когда на развороте видна сразу вся неделя целиком. Дела можно укрупнять в блоки, например, телефонные звонки, совещания, работа с корреспонденцией и т.д. Это похоже на таблицу на плакате. Наконец, можно просто брать липкие листочки и приклеивать на видное место, если дел много и порядок их выполнения не важен. Когда дело сделано, листочек выбрасывают. Вместо листочков могут служить и грифельные доски.

Кроме планирования дел есть еще одна важная часть в организации работы. Это оценка полученного результата. Один из вариантов — в конце недели выделить себе 15 минут и похвалить себя за то, что хорошо получилось. Можно и каждый вечер перепросматривать прожитый день и отмечать те моменты, которые получились хорошо, и те моменты, на которые следует продолжать обращать внимание. Особенно интересно уделить внимание тем важным делам, которые выполнить никак не получалось. В дальнейшем их стоит поставить их первыми. И обязательно стоит продумать, какое вознаграждение причитается за успехи.

БУМАЖНЫЕ ОРГАНАЙЗЕРЫ

Бумажные органайзеры, которые обычно представляют собой сменные блоки на пружине, могут быть скомпонованы по желанию владельца из следующих разделов:

• справочный блок: календарь на несколько лет, необходимые телефоны, телефонные коды стран и городов, часовые пояса, время в столицах мира, размеры одежды, штрих-коды, меры длины и веса и т. д.;
• блоки временного планирования: план на год, квартал, месяц, неделю, день;
• вспомогательные блоки: карты, встречи, проекты, расходы, заметки;
• свободная компоновка. У каждого из нас свои цели и задачи, дела и досуг, каждому необходимы свои разделы (например, долги, результаты тотализатора, поездки и т. д.). Поэтому свободная компоновка предполагает наличие нескольких дополнительных рубрик с цифровыми разделителями для информации;
• телефонно-адресная книга;
• отрывной блокнот с перфорацией обычно находится на внутренней стороне обложки. Эти листы тоже можно вставить в органайзер;
• всевозможные аксессуары с перфорацией: пластиковые конверты на молнии для мелочей, линейка-закладка, конверты для визитных и кредитных карт, фотографий или СD.

Естественно, все блоки не войдут ни в один органайзер. Каждая фирма предлагает свой стандартный набор разделов. А дополнительно можно купить запасной блок или отдельные его части.

ВИРТУАЛЬНЫЕ ОРГАНАЙЗЕРЫ

Довольно широко распространен и практически всем известен программный продукт Microsoft Outlook. Но его возможности для большинства пользователей явно избыточны. Это приложение достаточно требовательно к компьютерным ресурсам, а основной его козырь — интеграция с другими компонентами пакета Office — не всегда востребован.

Часто бывает необходим простой инструмент, позволяющий быстро фиксировать поступившую информацию и легко обращаться к ней в дальнейшем. Таких программ довольно много, их можно разбить на две группы: бумага для заметок и органайзеры.

К этой группе относятся простенькие программы, обеспечивающие одно действие: все пришедшие в голову мысли могут быть быстро зафиксированы и собраны воедино. Вся прелесть заключается в том, что в подавляющем большинстве случаев ничего большего от программ-липких листочков и не требуется.

Делать заметки на клочках обычной бумаги — занятие бесперспективное. Как правило, эти записи моментально пропадают из вида, а находятся только тогда, когда никакого толка от них уже нет. Если же при каждом включении компьютера запускается подобная программа, то очень быстро входит в привычку делать заметки в ее окне.

Да, возможности таких программ невелики, но зато размер дистрибутива ничтожен, требования к компьютерным ресурсам минимальны, а обучение работе с ними займет от силы минуту-другую.

Программы-органайзеры — это тот сорт программ, где безусловного лидера выявить невозможно. Слишком многое в их оценке зависит от личных предпочтений и субъективных впечатлений. Именно поэтому у простой на первый взгляд задачи — «как создать удобный органайзер» — есть бесчисленное множество более или менее удачных решений. При этом многие программы сходны по своей структуре и содержат следующие разделы: телефонная книга, список дел на день и заметки. Дополнительно в таких программах можно проверять почту, хранить тексты и ссылки на сайты в Интернете или же вывешивать на экран листочки с напоминаниями. Разумеется, функция напоминаний в определенное время есть во всех программах — в виде всплывающего окна, со звуковым сопровождением или даже с возможностью запустить требуемое приложение. При этом программы-органайзеры существенно различаются способом показа данных (таблица, дерево с папками или ряд гиперссылок) и набором сведений, которые предлагается ввести по каждой записи. Наконец способ настройки периодических напоминаний свой в каждой такой программе (а в некоторых отсутствует вовсе).

ОН-ЛАЙН ОРГАНАЙЗЕРЫ: все под рукой из любой точки мира

Органайзер на сайте mail.ru

Всяческие записные книжки, дневники, органайзеры и прочее, и прочее живо переползают в Сеть. Тот, кто уже научился вести записи на компьютере (многие до сих пор пользуются бумагой), но часто переезжает с места на место (как пример — из дома на работу), при этом имеет доступ в Интернет и там, и там, оценит удобство онлайновых органайзеров (хотя, конечно, можно обойтись и без интернета — просто носить данные на флешке).

Все очень просто: пользователь заходит на сайт, регистрируется, получает логин и пароль, и теперь с любого компьютера, где есть выход в Интернет, у него есть доступ к электронному органайзеру, который гораздо удобнее бумажного. В нем легко редактировать записи, настраивать к любому событию напоминания по электронной почте, просматривать задания на день, неделю, месяц, год, быстро искать по записям. Кроме органайзера на таких сайтах, как правило, есть адресная книга, персональный почтовый ящик и менеджер ссылок (возможность хранения и редактирования ссылок на любимые места в Интернете). Подобных сайтов в Сети — сотни, можно выбирать любой на свой вкус вот здесь: http://dmoz.org/Computers/Internet/On_the_Web/Web_Applications/Calendars/ или здесь http://directory.google.com/Top/Computers/Internet/On_the_Web/Web_Applications/Calendars/. Но там перечислены англоязычные ресурсы. Он-лайн органайзер российского производства есть на сайте mail.ru.

Ежедневник включает органайзер на день, на неделю, месяц, год, а еще есть список событий и задач. События соответственно — что-то короткое, что планируется по часам, а задачи — по дням. И о том, и о другом можно напомнить себе заранее (для события — за несколько часов, для задачи — за несколько дней). Кроме того, для события можно настроить его периодичность. Соответственно на странице органайзера для каждого дня или для каждой недели есть список запланированных событий и — отдельно — задач.

Настройка событий в Organizer.ru

Кроме того, на сайте mail.ru можно создать свой фотоальбом — с настройкой доступа (общий доступ или доступ для избранных, чьи адреса указаны особо).

Еще один он-лайн органайзер на русском языке находится по адресу www.organaizer.ru.

Услуги, предоставляемые пользователям, таковы: сервис событий, каталог ссылок, сервис размещения статей, файл менеджер. Сервис бесплатный, за деньги — дополнительные услуги (хранение паролей и статистика).

Сервис событий отправляет электронные письма на адрес пользователя (напоминание о запланированных делах) и на другие электронные адреса (сообщения или поздравления), в указанный день и момент времени, с учетом часового пояса адресата. Этот сервис предусматривает создание одноразовых событий (происходящих один раз в указанную дату и время) или же периодических — ежедневных, еженедельных, ежемесячных. При этом задается стартовая дата события и условие его завершения. Сервис событий позволяет оповещать вас об отправке сообщений (мониторинг), то есть вы получаете такое же письмо, что и адресат. События можно, не удаляя, отключать и запускать снова.

В каталоге ссылок предусмотрена возможность распределять ссылки по категориям. Ссылки можно удалять и редактировать. В будущем предполагается реализовать публикацию ссылок, чтобы и другие пользователи могли ими воспользоваться.

Органайзер на сайте http://www.vniiftri.ru/organizer/

В разделе «статьи» можно разместить свои материалы. Статьи можно добавлять, редактировать, удалять, делать их публичными, размещая в общих категориях. Наконец файл-менеджер — это место для хранения документов.

Для работы этой программы нужен браузер Internet Explorer 5.5 и старше или Opera 8.00 и старше; поддержка JavaScripts и Cookies. Изготовитель — компания СофтПро.

По адресу http://www.vniiftri.ru/organizer/ main.htmlp находится он-лайн органайзер с довольно большими возможностями. Хотя здесь нет дел на день («событий»), однако задачи, планируемые на несколько дней, можно разделить на подзадачи, которые, в свою очередь, так же дробятся, что может быть чрезвычайно удобным.

На вкладке «Главная» кроме списка задач и подзадач есть список контактов (адреса-телефоны) и список заметок (то же самое, для чего придуманы липкие листочки, но только в таблице). Дополнительные вкладки — «Деньги» и «Документы». На вкладке «Деньги» можно добавлять расходы и доходы и смотреть баланс. Правда, при добавлении новых статей можно выставить дату только до 31 декабря 2004 года. Журнал учета документов (дата — тоже только до конца 2004 г.), как следует из названия, содержит список полученных документов и их описание (вид документа, срок исполнения, резолюция, состояние и пр.).