Офисное размножение

ВНАЧАЛЕ БЫЛ «КСЕРОКС»

Многие люди в нашей стране и сейчас называют копиры «ксероксами» (объясняется это тем, что в силу определенных причин в бывшем СССР именно компания Xerox наиболее активно продвигала такую технику). А между тем сам аппарат с тех пор сильно изменился, положив начало целому классу устройств, известных как «копировально-множительная техника». К чему такие сложности? Почему не просто «копир»? Дело в том, что современное среднестатистическое копировальное устройство редко ограничивается только одноименной функцией. Чтобы понять, что вызвало «прирост» способностей таких изделий, стоит поподробнее разобраться с принципом их работы.

АНАЛОГ И ЦИФРА

Еще не так давно наиболее распространенным методом копирования был аналоговый электрографический. Принцип таков: лампа освещает копируемую страницу, ее отражение линза фокусирует на фотобарабане, образуя электростатический «слепок» документа. Заряженные участки фотобарабана притягивают крупицы тонера, затем они переносятся на бумагу, к которой их припекает горячий вал.

Применяемый в современных машинах цифровой метод копирования действует схожим образом. Разница — в значительно увеличенном расстоянии (в технологическом смысле этого слова) между освещаемым документом и фотобарабаном. Отражение попадает на сканирующую линейку, преобразующую свет в электрический ток, а его, в свою очередь, квантует аналого-цифровой преобразователь. Короче говоря, «внутри» машины изображение представлено в цифровом электронном виде. Затем оно «отпечатывается» лазером на фотобарабане, а дальше все происходит так же, как и у аналогового копира.

В чем преимущество второго метода? Ведь налицо явное удорожание и усложнение механизма... Дело в том, что цифровой аппарат, по сути, объединяет в себе два устройства — сканер и лазерный принтер, и грех этим не воспользоваться. Что с успехом и делают производители оргтехники, а с их помощью и потребители. Небольшое усложнение — добавление электронной схемы, называемой принт-скан-контроллером, и интерфейсного разъема — и мы получаем три устройства в одном: копир, принтер и сканер — то, что принято именовать «многофункциональное устройство» (МФУ).

Несомненным «плюсом» является и тот факт, что сканирование тиражируемого документа в цифровых копирах производится единожды, а узел печати выводит нужное количество копий полученного и переданного ему изображения. Аналоговый же аппарат должен для создания каждой копии делать очередной «просвет» оригинала. Цифровая технология значительно «разгружает» механику сканирующего модуля. А «скорострельность» агрегата теперь зависит исключительно от расторопности его печатного блока.

А что касается цены, всем известно: любая электроника со временем становится доступнее, и современные цифровые копиры стоят не больше, чем стоили старые добрые «ксероксы» несколько лет назад. Стоит отметить, что аналоговые аппараты и сейчас в ходу (особенно в России), но в магазинах их уже встретишь не часто.

Есть МФУ, использующие струйный метод печати. Это другой класс устройств, их основная цель — задействовать единый печатный механизм для разных целей (печать документов или факсов, копирование), тем самым сокращая расходы и экономя рабочее пространство. Рассматривать их в качестве множительных аппаратов не совсем правильно, так как они рассчитаны на небольшие нагрузки, заметно уступают лазерным по скорости и, самое главное, по себестоимости отпечатка при серьезных объемах работ. Эксплуатировать их лучше не коллективно, а индивидуально. Подойдут они и для домашних нужд, к тому же значительная их часть способна печатать с фотографическим качеством.

КОНФИГУРАЦИЯ

Безусловно, спрос на «просто копир» (без дополнительных возможностей) до сих пор существует, и такие цифровые устройства присутствуют в модельных рядах. Однако чаще встречаются машины, относящиеся к низшей ценовой категории, оснащенные простейшим и недорогим принт-контроллером или принт-скан-контроллером. Это эффективный проверенный вариант: всю обработку данных берет на себя управляющий компьютер, а для передачи полученного растрового изображения (оно имеет приличный объем) прибегают к высокоскоростному интерфейсу USB 2.0. Последний ограничивает сферу применения, так как обычно присутствует только на компьютерах с ОС Windows. Однако это актуально в подавляющем большинстве случаев.

Если к функциям МФУ добавлен факс, аппарат способен заменить собой все офисные устройства, имеющие печатный узел. Целесообразность очевидна: экономия денег и офисного пространства. Иногда производитель обращает внимание и на другой «плюс» таких «комбайнов» — использование расходных материалов только одного типа для всех операций. Значительных финансовых выгод такое решение не несет, зато оно весьма удобно.

Важные полезные свойства современных МФУ — модульность конструкции и политика производителя в отношении конфигурирования. Вы можете приобрести МФУ, работающее просто как копир, а потом, докупая соответствующие модули (опции), дополнить его функциями по своему выбору — контроллерами принтера, сканера, факса. Отметим, что в последнем случае иногда приходится менять и панель управления машины. И тут есть интересная деталь: элементная база (или попросту микросхемы) на сегодняшний день настолько дешева, что производителям порою невыгодно делать отдельный конвейер под каждую конфигурацию. В таком случае они выпускают одинаковые модели, уже в минимальном варианте способные выполнять все функции, часть из которых заблокирована или действует в демонстрационном режиме. А чтобы «расколдовать» их, нужен электронный ключ, введение кода или другой подобный «фокус».

Но на объединении нескольких устройств в одно модульность конструкции не заканчивается. Помимо этого она дает возможность «развивать» МФУ синхронно с ростом потребностей. Речь идет, например, об увеличении объема подаваемой бумаги посредством добавления дополнительных лотков или кассет. Часто бывает полезна установка механизма автоматической двухсторонней печати (дуплекса), конечно, ручная двухсторонняя печать есть у всех принтеров, но дуплекс способен значительно сэкономить время.

Сканер (и, следовательно, копир) тоже можно усовершенствовать, установив автоматический податчик оригиналов — производительность при работе с многостраничными оригиналами увеличивается на порядок. Есть три типа автоподатчиков: односторонний, двухсторонние с одной (реверсивный) и двумя сканирующими линейками. Последний сканирует обе стороны листа в два раза быстрее, чем реверсивный, так как делает это за один проход. Естественно, в приобретении двухстороннего автоподатчика мало смысла, если отсутствует устройство двухсторонней печати.

Рационализация работы с печатной продукцией предусмотрена и на выходе. На месте обычного приемного лотка можно установить адресный накопитель, представляющий собой блок нескольких лотков. Он пригодится, если на печать отправляют одновременно несколько заданий: его цель — сортировка.

Также полезно знать о возможности электронной сортировки, предусмотренной во многих современных устройствах (когда многостраничные документы выводятся на печать и копирование в правильном порядке и их не нужно потом раскладывать вручную), а также про механическую сортировку сдвигом страниц (различные документы оказываются слегка смещенными на выходном лотке, функция более уместна для больших «продвинутых» моделей).

Помимо пассивных приемщиков отпечатанных страниц существуют и активные — так называемые финишеры. Они завершают процесс изготовления документов. Простейший финишер — дырокол; чуть посложнее — степлер; более полезен брошюровщик, так как выполнить его задачу вручную без специального оборудования вряд ли возможно. Существуют устройства, сшивающие отдельные листы в книгу, но это уже большая редкость. Здесь важно подчеркнуть, что «вооруженный до зубов» «многофункционал» способен обеспечить полностью законченный цикл создания печатной продукции. В таком виде аппарат, естественно, не умещается на столе и более походит на паровоз. К слову, для таких машин в списке опций присутствуют различные пьедесталы и подставки на роликах. Интересный факт: практически все производители «многофункционалов» не делают финишеры сами, а используют оборудование третьих фирм.

«Арсенал» дополнительных аксессуаров всегда соответствует возможностям и производительности устройства, его позиционированию. Например, бессмысленно устанавливать на персональное МФУ адресный накопитель и неэкономично оснащать брошюровщиком машину, предназначенную для работы в малом коллективе. В качестве примера дооснащения «большого» МФУ можно посоветовать читателю изучить иллюстрации на странице 110.

ЭЛЕКТРОНИКА

Модульность конструкции относится не только к внешним приемо-подающим механизмам, но и к внутренним электронным системам.

Для работы в коллективе «многофункционалу» пригодится сетевой интерфейс (для некоторых моделей он включен в базовую комплектацию, для многих других доступен за дополнительную плату, то есть предлагается как опция). И с программной, и с физической реализацией предусмотрено много вариантов, например, раздельные сетевые платы для принтера и сканера или сетевые модули с поддержкой определенных протоколов передачи данных (GDI или PCL, TWAIN и т.д.). Различаются они и по «способностям». Принтер может быть простым, требующим наличия драйвера в операционной системе на каждом компьютере в сети, или выступать в роли полноценного сетевого сервера, принимая данные по протоколу TCP/IP или FTP. То же касается и сканера. Стандартный протокол TWAIN, требующий для управления процессом компьютер, часто дополняют функциями «автономного» сканирования, благодаря которым сотрудник, пользуясь лишь панелью управления МФУ, может отправить отсканированное изображение на любой компьютер в локальной сети или даже в другую страну по электронной почте через Интернет. Причем реален как проводной контакт с другой офисной техникой, так и беспроводной (необходимо наличие соответствующих модулей на обоих «концах связи» — наиболее распространена беспроводная связь по протоколу Wi-Fi).

Сетевой факс тоже очень полезен: он способен контактировать со всеми компьютерами, принимать для отправки и передавать полученные документы в электронном виде, тем самым сокращая количество бумаг в офисе. Его легко настроить под свои нужды, управлять им удобнее, чем обычным, особенно, если делать это с компьютера. Например, манипулировать списками рассылки гораздо эффективнее с помощью клавиатуры, мыши, монитора и файловой системы, чем ограниченным количеством клавиш панели управления и относительно небольшим ЖК-дисплеем.

У некоторых моделей есть и другая функция, связанная с факсимильной связью, — интернет-факс. Он будет кстати, если необходимо передавать документы на большие расстояния, в частности, в другие страны. Он повышает удобство, так как уменьшает вероятность разрывов связи со всеми соответствующими последствиями. Его суть — замещение большей части телефонного канала интернет-соединением. Допустим, партнер из Нью-Йорка отправляет вам документ по факсу. Ему не нужно дозваниваться в Россию, а достаточно отправить факс на местный (американский) номер телефона оператора, предоставляющего данную услугу. А дальше документ по электронной почте в цифровом виде попадает к вам в ящик. Если факс отправляете вы, все происходит наоборот: вы отправляете электронное письмо, а провайдер услуги интернет-факса дозванивается из Нью-Йорка в Нью-Йорк... Намного надежнее и зачастую дешевле. Конечно, этот способ не имеет прямого отношения к «многофункционалам», однако они могут принимать непосредственное участие в процессе на обоих концах канала связи.

Сетевое соединение МФУ служит не только для работы, но и для управления. Для этого нужна специальная программа, с помощью которой администратор меняет настройки и получает информацию о текущем состоянии аппарата, очереди выполняемых заданий, оставшемся ресурсе расходных материалов и запасе бумаги, и т.д. Для этого подойдет любой компьютер в сети, а при внешнем подключении и правильно настроенных параметрах — любой компьютер, подключенный к Интернету (то есть удаленное управление возможно и из соседнего офиса, и из другой страны). Через Всемирную паутину можно пользоваться и другими функциями устройства — печатать, отправлять факсы, но, чтобы выполнять все это, аппарат, конечно же, должен обладать соответствующими программно-аппаратными средствами.

Копир — не единственный «родоначальник» современного «многофункционала», кое-что было позаимствовано и у компьютера. В частности, речь идет о жестком диске. Что он дает? Только одно — большой объем энергонезависимой памяти. Но применений у такого приобретения несколько. Наиболее очевидное — хранение часто выводимых документов, что ускоряет их печать и в некоторой степени уменьшает нагрузку на сеть. Иногда внутреннюю память используют для хранения различных графических данных — логотипов, форм, водяных знаков, а также загружаемых шрифтов. Будет полезен жесткий диск и при интенсивной нагрузке, например, для хранения в памяти очереди отправленных на печать заданий. Часто он дополняет оперативную память, обычно это необходимо для электронной сортировки копий многостраничных документов, чтобы страницы располагались не в порядке «1, 1, 1, 2, 2, 2, 3, 3, 3...», а как «1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3...» (что, кстати, обязательно для степлера и брошюровщика). В этом случае машине приходится держать «в голове» сразу все страницы документа, для чего только оперативной памяти часто не хватает.

Другая полезная функция — пробная печать: отправляемое с компьютера задание не выводится на печать сразу, а хранится на диске, пока пользователь не подойдет и не распечатает пробную страницу. Это удобно, когда нет уверенности в качестве конечного результата. Если тестовая страница удовлетворяет всем критериям, выводят все задание целиком, если нет — отменяют его.

Еще один класс функций, обеспечиваемых электронной начинкой, — редактирование и коррекция документов при копировании. Список включает изменение контраста, масштабирование, поворот, смещение, зеркальное отражение, печать нескольких страниц на одной, удаление фона и многое другое. Конечно, не каждый «многофункционал» способен выполнять их все.

СЕКРЕТНАЯ ПЕЧАТЬ

Функция конфиденциальной печати — тоже «заслуга» жесткого диска. При ее активации, как и в случае с пробной печатью, аппарат «задерживает» задание на жестком диске до тех пор, пока пользователь не подойдет к аппарату и не введет с панели управления назначенный пароль.

В серьезных машинах защита более основательная. Во-первых, это физическое стирание конфиденциальных данных из памяти и с жесткого диска. А, например, у дупликатора, который принципиально отличается от МФУ только методом печати, это еще и блокировка несанкционированного доступа к печатному барабану и отработанной мастер-пленке. Во-вторых, это шифрование передаваемых по сети данных, к примеру, с помощью протокола SSL. Это, кстати, остается больной темой для отечественных спецслужб, так как они не имеют достаточно эффективных средств для расшифровки, ибо информация о применяемых зарубежных алгоритмах шифрования является закрытой.

Другие защитные механизмы — разграничение доступа сотрудников к отдельным или ко всем функциям устройства.

Бывают и более экзотические приемы, например, печать маски (Mask type) у некоторых устройств Ricoh и Nashuatec. Она представляет собой фоновый узор, распознаваемый сканером. С ним сосканированное или скопированное изображение будет замещено серым прямоугольником. Однако у этого метода есть большой недостаток: работает он только на определенных моделях тех же производителей.

Казалось бы, присутствие механизмов обеспечения конфиденциальности у систем, по сути, предназначенных для тиражирования, выглядит несколько странно. Но если бы не было спроса, не было бы и предложения. Функции необходимы там, где есть внутренние циркуляры, документы ограниченного пользования — в государственных федеральных службах или в штаб-квартирах больших корпораций, опасающихся промышленного шпионажа.

Есть еще один аспект, связанный с секретностью. Дело в том, что цветные лазерные печатающие устройства нередко используют для подделки различных документов, а иногда и денег. Для эффективной борьбы с нечистыми на руку дельцами в большинстве таких аппаратов предусмотрен механизм идентификации. На отпечатываемых документах они оставляют заметные только при тщательном осмотре метки — мелкие желтые точки, дающие информацию о марке и серийном номере модели. Это давно не является тайной, но, естественно, ни один производитель этого не афиширует.

ОБСЛУЖИВАНИЕ

Если у малого персонального устройства все обслуживание заключено в смене расходников, то у больших, серьезных аппаратов, обладающих всеми описанными выше функциями (документ-систем), дело обстоит иначе. При поломке или исчерпании ресурса печатающего модуля все остальные работоспособные дорогостоящие узлы, электронные модули и приемо-подающие устройства остаются «не при деле». Для устранения этой ситуации фирмы-производители выпускают детали и узлы, подвергающиеся наибольшему изнашиванию, поставляя их либо по отдельности, а чаще в комплекте (ремкомплект). Естественно, замену этих деталей по силам провести только квалифицированному специалисту, поэтому ремкомплекты не встретишь в магазине, да и в сервисных центрах их обычно не продают, а включают в стоимость ремонта.

Но помимо такой разовой замены серьезный аппарат требует дополнительного ухода — чистки, профилактики. Часто фирмы, торгующие высокопроизводительными системами, предлагают заключить сервисный контракт на определенное время. Обычно это выгодно, так как потребитель получает гарантию бесперебойной работы. Могут быть и другие «плюсы» такого сотрудничества, например, доступные технические консультации или поддержание устройства «на уровне» путем обновления внутренней прошивки. Кроме того, подписчик сервисного контракта обладает довольно точной информацией о стоимости владения машиной, удельной стоимости печати страницы и, следовательно, рациональности использования техники.

Естественно, такой офисный инструмент требует и регулярного присутствия IT-специалиста, разрешающего повседневные вопросы, связанные с поддержанием работоспособности устройства и технической помощью неопытным пользователям.

ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ

Из сказанного выше в общем и целом ясна «история» копира — от простого аналогового «ксерокса», ставшего цифровым, линейки моделей «разрослись» до симбиоза трех-четырех устройств с множеством дополнительного оборудования и обширнейшим диапазоном возможностей. Что будет дальше? Вариантов много, выбор между ними зависит от целесообразности, удобства и эффективности. Возможен, например, переход от документ-системы к документ-серверу, то есть электронному хранилищу данных, представленных в печатном виде, что означает усложнение программно-аппаратного комплекса, увеличение объема жесткого диска. Или передача «многофункционалу» всех функций электронной связи с «внешним миром», почтового сервера.

В одном можно быть уверенным: монохромные аппараты в ближайшем будущем потеряют свою доминирующую роль и, если не исчезнут совсем, будут использоваться очень ограниченно, как, к примеру, монохромные мониторы или кассетные магнитофоны. Кто бы мог подумать на заре существования стандарта DVD, что сегодня DVD-проигрыватель будет стоить в несколько раз меньше, чем в то время стоил DVD-диск?

Уже сейчас цветные аппараты приближаются по стоимости к монохромным. Единственный реальный барьер на пути увеличения объема продаж — косность мышления руководителей и сотрудников, считающих, что цвет в офисе не нужен. Однако есть множество контрдоводов. В первую очередь цветное устройство необходимо специалистам отделов маркетинга и рекламы. «Избитый» пример — аутсорсинг в сфере печати, то есть привлечение сторонней типографии к тиражированию различных печатных материалов. Если предприятие не занимается средствами массовой информации, а всего лишь сталкивается с задачами типа изготовления относительно небольших тиражей цветной бумажной продукции (например, брошюр для презентации или участия в выставке), эффективнее и дешевле делать это с помощью собственного высокопроизводительного цветного печатающего устройства. Это называется «оперативная полиграфия».

Интересно, что именно маркетинговые работники способны максимально эффективно внедрять цветные машины. Причем как для внешних, так и для внутренних нужд. Казалось бы, зачем нужен цветной принтер в бухгалтерии? Ответ прост: любой текст легче и быстрее читать, в нем проще ориентироваться, если ключевые моменты и смысловые блоки выделены цветом. А если вы сдаете авансовый отчет, то даже один цветной элемент — логотип — отличает документ, придает солидности и способен изменить отношение к вам сотрудника отчетной организации.

РОССИЙСКИЕ РЕАЛИИ

Увы, значительная часть отечественных потребителей до сих пор воспринимает копир как «ксерокс» аналоговой эпохи. Причин для такого медленного «сдвига общественного сознания» две. Основная — специфика образования. Компьютерная техника еще мало распространена в наших учебных заведениях, особенно в школах. Среднестатистический российский офисный работник весьма поверхностно знаком с оргтехникой, а часто недостаточно подготовлен к работе с ней. Из-за инертности мышления возникает заблуждение — чем техника проще, тем она удобнее и эффективнее. У нас до сих пор есть спрос на аналоговые копиры, хотя почти все ведущие производители от них уже отказались.

Другая причина — наша «рыночная» культура. Покупка нового устройства в организации почти всегда происходит следующим образом. Сотрудник (обычно из IT-отдела) решает, что фирме нужен определенный аппарат с некоторым набором возможностей. Он информирует об этом начальника отдела, тот советуется с коллегами, ставит в известность своего руководителя и так далее. Некоторое время уходит на обсуждение, и в конце концов директор, который обычно несведущ в таких вопросах, но замучен заверениями в острейшей необходимости данного аппарата, принимает решение, подписывает счет и — вуаля! — устройство приобретено. А далее — безрадостная картина: рядовые сотрудники не понимают, как к нему подступиться и зачем оно нужно. В итоге его используют не полностью, часть функций не задействована, и получается, что деньги потрачены зря.

В развитых странах вопросом оснащения офисной техникой занимаются специализированные фирмы. Они исследуют предполагаемые и существующие потребности организации (проводят системный анализ) и в соответствии с ними вырабатывают комплексное решение по управлению документооборотом, определяют четкую иерархию оргтехники. У нас этого, к сожалению, пока нет, но есть надежда, что ситуация постепенно изменится к лучшему.

ДУПЛИКАТОРЫ

В 1980 году японской фирмой Riso был разработан метод трафаретной печати, названный по созвучию с наименованием предприятия — ризография. Работающие по этой технологии устройства часто обозначают словом «ризограф», но это не совсем верно (ситуация та же, что с «ксероксом» и Xerox-ом). Поэтому их «политкорректные» производители и покупатели часто называют такие агрегаты «дупликаторами», а иногда «копи-принтерами», хотя все они, как мы уже сказали, пользуются одним методом — ризографией.

Задача таких аппаратов — заполнить пробел между копиром и типографской техникой. Экономически выгодная работа для них — создание от 200 до 5000 экземпляров документа (или копий с одного оригинала). Они обладают высокой производительностью, большой надежностью и экономичностью. Причина — относительная простота процесса нанесения краски на бумагу. Дупликатор использует трафарет (по-другому — «мастер-пленку» или просто «мастер»). В нем специальная термоголовка прожигает отверстия, формирующие изображение документа, затем «мастер» закрепляется на барабане, внутри которого находится туба с краской. Жидкость с помощью сложной системы подачи наносится через отверстия в «мастере» на бумагу, прокатываемую по барабану, — один оттиск готов. Износостойкость трафарета такова, что с него можно сделать несколько тысяч отпечатков без потери качества изображения. По окончании процесса отработанная пленка попадает в специально предназначенный для этого приемник. Разрешение печати дупликаторов на сегодняшний момент достигает 600 точек на дюйм, что соответствует стандартному режиму для лазерных принтеров, а скорость доходит до 130 копий в минуту. Причем устройства не требовательны к качеству бумаги.

Поняв принцип работы, многие закономерно предположат, что дупликатор — монохромное устройство (в строгом смысле — способное наносить краситель одного цвета). Фактически (то есть технологически) это так, однако ничто не мешает нам сделать и полноцветный документ, как это делается в офсетной печати, когда по очереди наносят на бумагу краску разного цвета. Вместе с краской придется менять и пропитанный ею барабан (а также «прожечь» новую пленку — «мастер»). Конструкция дупликаторов упрощает эту процедуру. Подчеркнем, что последовательная обработка идет не для каждой отдельной страницы, а для всего тиража в целом. Именно для точного совмещения разных «цветовых кусков» одного документа производители делают упор на «аккуратность» протяжного механизма, ведь от этого зависит точность совмещения последовательно наносимых изображений.

Нетрудно догадаться, что для создания трафарета необходимо цифровое представление документа. И в этом есть практическая польза. Изначально дупликаторы, как и копировальные аппараты, оснащались сканером. Документ сначала печатали на принтере, а затем размножали, как на обычном «ксероксе». Но, так как устройство все-таки цифровое, намного выгоднее подключать его к компьютеру напрямую, поэтому большинство современных машин снабжены соответствующим интерфейсом и сопровождаются комплексом программ, реализующим такой вариант эксплуатации. Присутствует в них и электронная начинка с панелью управления и жидкокристаллическим дисплеем для коррекции изображения и контроля состояния аппарата. То есть фактически они отличаются от лазерного МФУ только методом печати.

Михаил ПАНФЕРОВ