Мелочи офисной жизни

Удобная мебель, современная оргтехника, качественная канцелярия — вот три параметра, в первую очередь влияющие на эффективность работы сотрудников офиса и позволяющие произвести впечатление на партнеров.

«Глобальное» переоборудование или создание нового рабочего места происходит редко. Гораздо чаще приобретают «расходные материалы» — канцелярию. В зависимости от размера складских помещений и потребностей сотрудников ее закупают раз в неделю, в месяц или в полгода. Чаще всего пополняют запасы бумаги, а вот ручки и папки «расходуются» дольше, да и места при хранении занимают меньше. Основные критерии при выборе — качество, удобство и цена.

Чем писать? Какую бумагу использовать? Офисные работники «общаются» с канцелярией по восемь часов в день, и ее качество для них важно. И дело даже не во времени, потраченном на поиск нужной страницы каталога из-за оборвавшейся закладки, или усилиях, прикладываемых к «непослушной» ручке. Такие мелочи отвлекают, мешая сосредоточиться на выполнении задачи.

Не нужно сбрасывать со счетов и сувенирную «составляющую» — что подумают о вашей фирме, если на переговорах получат бизнес-подарок неподобающего качества?

БУМАЖНЫЕ ДЕЛА

Появление в нашей жизни ПК не привело к исчезновению бумажных документов. «Что написано пером, то не вырубишь топором» — в самом деле, незаметно внести изменения в уже отпечатанные материалы гораздо труднее, чем переправить цифры в электронном варианте. Оргтехника — лишь инструмент для аккуратного оформления. Однако для нормальной работы машины «сырье» должно быть соответствующее. Здесь стоит упомянуть основные параметры бумаги: плотность (и зависящая от нее толщина), ровность обрезки, гладкость. Только при оптимальном их сочетании листы подаются из лотка по одному, не слипаясь и не сминаясь, а тонер ложится ровно, не осыпаясь, в итоге отпечаток получается четким.

Если следовать рекомендациям производителей бумаги, приведенным на пачке, проблем не возникнет. Но иногда покупатели, пытаясь сэкономить, приобретают товар сомнительного качества. Через некоторое время это вызывает поломку или досрочный износ оборудования. Причем к плачевным последствиям приводят как низкие, так и высокие значения параметров. Например, из-за малой жесткости лист может застрять, а слишком большая обусловит быстрый износ валов и роликов подачи. Не стоит сбрасывать со счетов и потери самой бумаги (смятой или с размытым текстом).

Остальные критерии (непрозрачность, белизна, антистатичность, скручиваемость) также влияют на потребительские качества документов. Тут все зависит от запросов пользователя. Чтобы не сравнивать бумагу по каждой отдельно взятой характеристике, ее поделили на три сорта. Эконом-класс — «С» — характеризуется самыми низкими значениями: белизна — 146% CIE, непрозрачность — 90%, гладкость — 250 мл/мин. Этого достаточно для работы офисного оборудования. Для большинства технологий печати универсальна группа «В». У нее белизна — 153% CIE, непрозрачность — 92%, гладкость — 225 мл/мин. Высшее качество — «А»: белизна — 161% CIE, непрозрачность — 94%, гладкость — 225 мл/мин. Листы с такими параметрами подходят для всех технологий печати с максимальной производительностью.

Что касается упаковки, то здесь требование только одно — она должна быть из влагонепроницаемого материала. При этом ее яркость и красочность важны только для розницы, для корпоративных клиентов более значима торговая марка.

По мнению продавцов, одним из самых распространенных видов бумаги, практически не вызывающих нареканий потребителей, является шведская Data Copy (категория А, плотность 80 г/кв.м, яркость 97% ISO, однородная структура). Хорошими качествами обладает также бумага Zoom Ultra, IQ Selection. Постоянно растет спрос на офисную бумагу, производимую компанией International Paper (ОАО «Светогорск») под названиями «Ballet» и «Captain».

Производители принтеров выпускают для своих машин специальную бумагу (как правило, одноименную). Это не дешевые «расходники», но бытует мнение, что на них получают наиболее качественные отпечатки. Как всегда, выбор — за покупателем.

Создатели Lomond нашли скучным то, что вся бумага белая, и расширили свой ассортимент. Теперь российский потребитель при желании способен придать своим документам 22 различных цвета и оттенка (пастельных, средних и интенсивных тонов). «Радужная» бумага идеальна для печати рекламных листков и удобна для ориентирования в «море» материалов. Она соответствует практически всем тем техническим требованиям, что и неокрашенная, только «белизну» заменили разнообразием оттенков, которые призваны радовать глаз.

Встречаются и специфические виды бумаги: бланки, писчая (для пишущих машинок), техническая (картон, ватман, «миллиметровка», плоттерная), фото (для струйных и лазерных принтеров), ролики для факсов и др.

Несмотря на всю важность правильного выбора, не стоит забывать и о своевременном пополнении запасов. Как показывает практика, бумага имеет обыкновение заканчиваться в самый неподходящий момент...

НИКТО НЕ ЗАБЫТ...

Не все могут держать в голове большие объемы информации: когда и кому позвонить, с кем и где назначены встречи, какое сообщение надо передать коллеге, в какой папке «спрятан» отчет о выставке. Но не стоит расстраиваться — на помощь приходят ежедневники, бизнес-органайзеры, приклеенные к столу записки и аккуратно подписанные папки.

Сейчас значительная часть информации хранится и передается в электронном виде. Но, как ни странно, это не вытеснило из нашей жизни бумажные носители информации (записки, каталоги, ежедневники). Для многих гораздо проще оставить рукописное послание коллеге, чем отправить сообщение по той же «аське». К тому же бумажные ежедневники и органайзеры кажутся надежнее электронных (хотя практически все современные приборы имеют энергонезависимую память, и севшие батарейки не приведут к потере данных). Тем не менее большинству проще таскать с собой толстенную тетрадь, а не возиться с миниатюрным аппаратом. Наконец, разница в цене не в пользу аппаратуры.

Бумага для заметок

Очень популярна бумага для заметок с клеевым краем — Post-it. Кстати, ее изобретатель, сотрудник американской корпорации 3М Арт Фрай, в 1998 году был включен журналом Esquire в список 100 лучших людей планеты. А создал он, казалось бы, пустяк — клеевой раствор, позволяющий без следов многократно переклеивать записки и закладки на любые поверхности, будь то стол, компьютер или важный документ. Рецептуру уникального клея корпорация хранит в тайне.

Некоторые фирмы (например, Hopax, Printstick, Info) создали свои клеи. Насколько они удались, судить нам — покупателям. Кстати, цена конечного изделия не последний фактор, влияющий на выбор.

Сейчас пересчитать все размеры и цвета «бумаг с клеевым краем» практически невозможно. Самые востребованные форматы — 75х75 и 75х125 мм, а также 40х150 (блок из трех частей) мм. Есть и уже расчерченные — «помощники секретаря». В них пропечатано: «Пока Вас не было», «Звонил», «План на день» — остается только заполнить пустые строки.

Отдельная категория — «прилипающие» закладки из бумаги или пластика, предназначенные для быстрого поиска нужной страницы, например, в большом каталоге. На первых реально написать пометки, зато вторые дольше сохраняют исходный вид.

Сравнительно недавно на рынке появились

Z-блокноты Post-it. В отличие от простых блоков бумаги для заметок их листочки уложены в диспенсер особым образом — при обрыве бумажки следующая подается автоматически. Это очень удобно для человека, которому, к примеру, понадобилось по ходу телефонного разговора записать пару строк или номер.

Органайзеры и ежедневники

«Высокоорганизованные» люди чаще всего очень удачливы, они всюду успевают и добиваются хороших результатов. Чтобы не упустить важное событие, встречу или звонок, стоит все планировать заранее. Органайзеры, ежедневники и т.п. как раз и изобретены для эффективного и четкого структурирования своего времени.

Сегодня эти атрибуты некогда только деловых людей стали намного демократичнее — появились недорогие варианты. Планируют все, даже школьники, но у каждого свой подход: кто-то «проектирует» жизнь в долгосрочной перспективе, а кто-то старается эффективно распорядиться завтрашним днем.

Спрос рождает богатое предложение — множество моделей, различных не только по дизайну, но и по вариантам внутренней компоновки.

Органайзеры. В них всегда присутствует блок со справочной информацией — календарь, меры веса и объема, штрих-коды, телефонные коды стран и городов, время в столицах мира, размеры одежды и др. Есть обязательные разделы: «финансовый», «проектный», «планирование на каждый день», телефонная книга с разделителями по алфавиту.

Листы органайзера обычно крепятся механизмом, состоящим, как правило, из шести колец. Это позволяет использовать запасные страницы, добавлять и удалять их или вообще полностью менять содержимое. На внутренней стороне обложки — карманы для визитных и кредитных карт и петля для ручки.

Еще одна отличительная черта — содержимое органайзера всегда закрывается на кнопку или «молнию».

Обложки изделий Brauberg — из полимерных материалов, устойчивых к механическим повреждениям и влагоотталкивающих. Внутренний блок — плотностью 70 г/кв.м, с двухцветной полиграфией. Большинство моделей представлены двумя размерами — 11х14 и 13х19 см. Ряд органайзеров дополняет блокнот формата А5: 100 листов, скрепленных евроспиралью и закрытых обложкой из полированного алюминия.

Ежедневники. У них листы всегда сшитые. Вначале — справочная информация. Остальное содержимое поделено на дни, недели и месяцы. Когда все даты проставлены, ежедневник называется датированным, а без оных — недатированным. Последние можно купить и летом, а вот жестко распланированные — лучше только под Новый год (чтобы не пришлось выбрасывать часть листов).

Расцветки «тетрадей планирования» классические: черные, коричневые, синие, темно-зеленые, бордовые. Яркие краски предпочитают не использовать, чтобы не отвлекать от работы.

Самая «свежая» новинка 2004 года от компании Erich Krause — бизнес-блокнот. Левый лист — для почасового планирования дня, правый — для записи дел, назначенных на сегодня, и отметок об их выполнении.

Визитницы

Деловые контакты — еще одна область жизни, в которой канцтовары помогают установить порядок. Бизнес-этикет предполагает обмениваться при встрече визитками. И если сразу не решить вопрос с их систематизацией, возникают проблемы с быстрым поиском нужной карточки.

Существует много вариантов визитниц: открытые и закрытые, перекидные и вращающиеся, настольные и «мобильные». Среди производителей устойчивой репутацией пользуются прежде всего Durable и Rolodex. Наиболее востребованы одно- или двухрядные «книжки» с количеством кармашков от 14 до 608. Обложки изделий чаще всего выполнены из рифленого пластика или кожзаменителя спокойных цветов.

Внутренний блок бывает вшитый или на кольцах (как в органайзере). Изготавливают его из мягкого прозрачного ПВХ.

РУЧКИ — В РУЧКИ

В какое парадоксальное время мы живем — у современного человека в одном кармане (сумке) соседствуют КПК и ручка с блокнотом! Вопреки «предсказаниям» о скором полном исчезновении из нашей жизни пишущих принадлежностей, они, похоже, этого делать пока не собираются. Наоборот, налицо развитие: перо заменили на пластик (металл) всевозможных форм и расцветок, да и «вариантов заполнения» стало гораздо больше.

Ручки

Ассортимент шариковых ручек настолько разнообразен по цене, качеству и дизайну, что порой конечному потребителю очень сложно разобраться. По типу «заправки» выделяют четыре группы: классические с пастой, «мягкие» с чернилами пониженной вязкости, гелевые и на водной основе (роллеры).

Популярная ручка Corvina, от итальянской компании Universal, не нуждается в представлении. У нее прозрачный или желтый корпус, вентилируемый колпачок, сменный стержень 152 мм и доступная цена. Продаются такие ручки сотнями тысяч.

Для нанесения логотипов как нельзя лучше подходят модели венгерской фирмы ICO и немецкой Senator. Их ровный, однотонный корпус и плоский клип позволяют воплотить практически любую идею.

Некоторым нравятся изделия с «мягкими» чернилами. Примеры — Jimnie light и Tapli от японской компании Zebra. Пишется такой пастой быстро и легко.

Из широкого ассортимента Brauberg больше всего привлекают внимание новинки бизнес-класса. Они выпускаются в двух модификациях: полностью металлический корпус и вариант с эргономичной резиновой насадкой, снижающей напряжение пальцев при письме.

За последние годы вырос спрос на изделия с гелевыми чернилами. Их «плюсы» — мягкое письмо и насыщенный цвет, устойчивость к ультрафиолету.

Не исчезла из употребления и перьевая ручка. Она нынче стала символом престижа, сдав «массовые» позиции своей шариковой «сестре». Последняя менее требовательна к аккуратности пользователя, да и стоит дешевле.

Корректоры

В процессе подготовки документа иногда возникает необходимость в исправлениях. Тогда используют различные корректирующие средства, самое простое из которых — ластик. На наших прилавках встречаются две серии стирательных резинок. Первая — из искусственного полимера (подобные ластики неабразивные, «безвредные» для бумаги). Вторая серия — на основе каучука. Такие бывают двух видов: для карандаша (неабразивные) или комбинированные, для графита и чернил (одна половина мягкая, другая — жесткая).

Недавно в продаже появились «ластики-карандаши», снабженные дозатором стирающего стержня. К слову, принцип их действия позаимствован у механических карандашей.

Еще один способ «борьбы» с ошибками — применение корректирующих жидкостей, предназначенных для быстрого удаления «лишних» символов в рукописных или печатных текстах. Чтобы исправления были незаметны не только на копиях, но и на оригиналах, используют «штрих» одного из двух цветов: светло-серого либо ярко-белого. Выбор делают, исходя из степени белизны бумаги.

На рынке скоро появится двухсторонний корректор. Он сочетает в себе две наиболее распространенные конфигурации: кисточку и роллер. Сняв колпачок, «вытравливают» следы пасты, не затрагивая пустые участки. Если нет времени обводить каждую завитушку или надо «закрасить» большой участок, откручивают наконечник и достают из «корпуса-тюбика» кисточку.

Маркеры

Их основные потребители — «обитатели» офисов. Маркеры делят на категории либо по цене, либо по назначению (перманентные, текстовыделители, для досок и флип-чартов, а также узкоспециализированные), либо по форме пишущего наконечника (скошенный или закругленный).

Все линии, проведенные пулевидным «пером», будут одной толщины. А зауженное способно «выдать» как тонкую кривую, так и толстую, в зависимости от наклона. «Полнота» линии письма при этом варьируется от 1 мм до 16 мм.

Основные отличия перманентных маркеров — быстрое высыхание чернил после нанесения,а также их нестираемость и водостойкость. Пишут они практически на всех материалах, включая металл, стекло и пластик. Эту категорию относят также к промышленным, поскольку их преимущества оценили работники складов, производств, лабораторий.

Незаменимыми в офисе стали также маркеры для флип-чартов и эмалевых досок — вряд ли какая-нибудь презентация проходит без их участия. К слову, они не высыхают, даже если остались без колпачка на несколько дней.

У людей, работающих с бумажными документами, популярны текстовыделители. Они наполнены чернилами на водной основе очень ярких, насыщенных цветов.

Перманентные маркеры Brauberg ReXX (бывают с круглым или скошенным пишущим элементом и с линией письма 3 или 1-5 мм) отличаются от «классических» возможностью смены картриджа. «Запасные части» поставляются в индивидуальной пластиковой упаковке. На корпусе каждого изделия ReXX есть краткая инструкция по замене чернил. Кстати, в маркерах Brauberg применяют чернила на спиртовой основе, которые устойчивы к выцветанию и пишут даже в условиях российской зимы.

Стоит упомянуть и набор текстовыделителей Arange от фирмы Senator. Он выполнен в форме апельсина, где каждая долька — маркер.

ВСЕ ПО ПАПКАМ!

Здесь важен не столько факт самого хранения, сколько возможность быстро найти нужный документ. Для этого разработан целый арсенал средств, облегчающих систематизацию и поиск информации. Для накопления однотипных данных — шкафы и папки, для выделения страниц — закладки, для пометки важной информации в пределах одного листа — вышеупомянутые маркеры.

Папки, накопители и архивы — постоянная деталь интерьера любого офисного рабочего места. По степени востребованности документов, хранящихся в них, они делятся на три класса: архивы (короба и папки-регистраторы), текущая и презентационная информация.

Архивные папки

Наиболее доступными по цене и потому самыми популярными являются папки-регистраторы Attache и Crona. Их обложки состоят из жесткого картона, раскрашенного «под мрамор».

Дорогие изделия изготавливают по особой технологии, при которой картонное основание запаивается в пленку. Получается папка, снаружи и изнутри покрытая полипропиленом. На ее корешке, как правило, фиксируют карман для маркировочной бирки. Подобные изделия предлагают многие производители, например, Bantex.

Расцветка папок-файлов Brauberg классическая («под мрамор») или цветная (пластиковое покрытие). Металлический протектор нижней кромки предохраняет изделие от преждевременного износа, а разноцветные корешки упрощают сортировку документов (для дополнительной маркировки на них размещают этикетки). На форзаце есть информационный блок, включающий в себя справочник телефонных кодов и календарь на четыре года.

Папки для текущих документов

Они, как правило, тонкие и изготовлены из пластика различной толщины. Рассчитаны на транспортировку и хранение небольшого количества документов. Такие папки представляют собой 10-100 вкладышей, крепящихся посредством резинок, «молний», уголков или конвертов. В них документ просто вкладывают, не пробивая его дыроколом.

Один из подклассов — подвесные «хранители», их фиксируют с помощью специальных держателей. Это удобный способ для хранения оперативной информации. Такую папку с документами (до 150 листов) устанавливают в специальный бокс или шкаф. Подобная система экономит место на рабочем столе и сокращает время поиска. Для повышения удобства предусмотрена маркировка (ярлычок на верхнем крае). Принцип сортировки пользователь выбирает сам.

Папки для презентаций

В них листы крепятся кольцевым или прижимным механизмом. Такую папку при желании можно использовать как маленький флип-чарт (мобильная доска с блокнотом) для работы с небольшой аудиторией. Кроме того, у нее предусмотрен прозрачный карман на обложке по всему периметру. В нем уместно разместить красочный титульный лист, который будет представлять вашу компанию на презентациях.

Если говорить о цветовых решениях, то сегодня чаще покупают папки не классические черные или серые, а корпоративных цветов — вплоть до желтого, красного и даже фиолетового.

Принтеры для печати этикеток

Ну вот, папки куплены, архивы созданы, теперь главное — не запутаться, что где лежит. Нужны этикетки-надписи. При этом надпись должна быть аккуратной, ее легко можно нанести и так же просто удалить, она не должна со временем тускнеть. Подписывать все от руки — замучаешься, да и времени потратишь уйму. Неудивительно, что сейчас все большую популярность приобретают ленточные принтеры. Их самоклеящаяся лента хорошо держится почти на любой поверхности, а при удалении не оставляет следов. На создание этикетки уходит меньше минуты, а все буквы получаются ровными и четкими.

КАК ВАС ПРЕДСТАВИТЬ?

Еще одна принадлежность школьной жизни, ставшей неотъемлемой частью офисов, — доски. На них вывешивают текущую информацию — планы, сводки, записки, делая ее коммутатором новостей. А во время презентации они помогают лучше донести сведения до аудитории.

Информационное поле в каждом изделии обрамлено пластиковыми, деревянными или металлическими рамками. Для аксессуаров предусмотрены лотки, легко передвигающиеся вдоль нижнего края. Чтобы доска располагалась на стене строго горизонтально, ее выравнивают по специальной «ромашке».

Информационные доски

В основном они стационарно висят в кабинете, комнате офиса или на reception. Их основная задача — «сообщать» новости компании, «поздравлять» с днем рождения сотрудников, напоминать о графиках дежурств и т.д. По способу крепления к доскам листов, открыток, фотографий и пр. их делят на пробковые и магнитные.

На первых документы фиксируют булавками. Проколов практически не видно, но со временем материал высыхает и начинает крошиться. В среднем срок годности таких досок — около семи лет. Чтобы изделия не были похожими, как близнецы, дерево иногда окрашивают или обтягивают тканью.

На стальных досках бумагу фиксируют магнитами, прилагающимися в комплекте (или любыми другими). Чаще всего этот вариант подходит и для письма маркерами или мелом (если металл покрыт эмалью).

Некоторые производители, пытаясь совместить оба упомянутых способа крепления в одной доске, делают в железной основе перфорацию.

Презентационные доски

Подобные изделия бывают маркерными и меловыми. На первых пишут специальными маркерами, предлагаемыми тем же производителем. Основу этих досок составляет пластик или сталь (тогда к ней «липнут» магниты). Сверху их покрывают белым лаком либо эмалью. Последняя повышает стоимость конечного продукта, но зато она более долговечна. С обоих видов покрытий все написанное удаляется сухой губкой или салфеткой.

Меловые доски знакомы нам еще со школы. Чем на них пишут и чем стирают написанное, все мы прекрасно знаем.

Чтобы не «привязывать» все презентационные мероприятия к определенному помещению, разумно приобрести флип-чарт — доску на подставке.

Комбинированные доски

Чаще всего они сочетают в себе оба вида — информационные и презентационные. Варианты комбинаций ничем не ограничены. Например, доска может быть разделена на части: одна — для письма и рисования, другая — для крепления к ней документов. Иногда пластик расположен в центре доски, а «пробка» — по периметру. Еще встречаются информационные доски с прижимным механизмом или специальными штырями для блокнотов.

Далее по сложности идут двух- и трехстворчатые доски, а также вращающиеся конструкции. Они сложнее в изготовлении, и производители обычно предоставляют на них длительную гарантию.

Демонстрационные системы

Еще один вид оборудования для проведения презентаций. Рассмотрим его на примере изделий марки Durable. Durable Sherpa — конструкция для показа печатной продукции: рекламных листовок, прайс-листов, проспектов с техническими характеристиками. При этом бумаги с информацией вложены в пластиковые панели (карманы формата А4), которые крепятся к основанию. Подобные системы бывают трех видов: настольные, настенные или напольные.

На сегодняшний день основные потребители данных товаров — банки. С помощью таких систем удобно вывешивать образцы заполнения бланков, размещать информацию о предоставляемых услугах и др. Иногда их можно увидеть в крупных компаниях на столе у секретаря или в гостиницах на reception.

В Европе подобные системы широко используются на складах — для размещения информации о товаре и его местонахождении. Можно их встретить и в почтовых отделениях. Цена — единственный фактор, ограничивающий повсеместное применение этой продукции.

А НЕЧИСТЫМ ТРУБОЧИСТАМ...

Клавиатура, на которой не разглядишь надписи на кнопках, такой же телефон, монитор с «отпечатками пальцев», принтеры и копиры под слоем пыли... Подобное запустение не только не вызывает желания работать, но и способствует распространению среди сотрудников инфекционных заболеваний. Как следствие, больничные и не сделанная вовремя работа. А ведь чтобы очистить все поверхности, до которых «не доходят руки уборщицы», вовсе не обязательно устраивать «субботники». Достаточно купить баночку чистящих средств, и каждый сам сможет привести свое место в порядок.

Из всего многообразия препаратов, поставляемых на наш рынок, наиболее востребованными остаются салфетки со специальной пропиткой. Они легко, быстро и намного эффективнее батистового платочка устраняют грязь, оставленную не очень чистыми руками. С более сложными пятнами, например, чернильными или остатками клея, справятся спреи или пены. Но для их использования все равно нужны салфетки из искусственных волокон — не размокающие и не оставляющие ворсинок.

Чистящие средства классифицируют не только по содержимому упаковки, но и по назначению. Выпускают как универсальные препараты, так и узкоспециализированные (для ЖК-мониторов, дисководов, компакт-дисков, «мышей» и т.д.).

Из всего многообразия чистящих средств стоит выделить продукцию Defender. Ее качество проверено не одним годом эксплуатации.

КТО НА НОВЕНЬКОГО?

Фирмам, продающим канцелярские товары, привлечь покупателя только низкими ценами и широким ассортиментом становится все труднее. Поэтому одни компании делают основную ставку на интернет-магазины, другие — на торговлю по каталогам. У кого-то, вдобавок к названному, и сеть розничной торговли налажена.

В последнее время входит в моду новая форма отношений с клиентами, когда фирмы заключают договор о комплексном обслуживании офиса канцелярскими товарами. При этом за заказчиком закрепляют отдельного менеджера. Он помогает подобрать канцелярские принадлежности (в соответствии с пристрастиями клиента), сориентироваться в появившихся новинках, а также консультирует по взаимозаменяемости товаров. С ним же согласовывают все организационные и финансовые вопросы. Таким образом, отпадает необходимость хранения излишних запасов и экономится время офис-менеджера.